Fundada en 2004 por Becky Brown, la empresa de servicios integrales de contabilidad, finanzas y Recursos Humanos fue adquirida por tres emprendedores del sector tecnológico, Eric Page, Russell Benaroya y Raja Kapadia, en 2018. Como emprendedores en serie, conocían de primera mano lo difícil que es lidiar con las necesidades administrativas. Así que Eric, Russell y Raja unieron fuerzas con Becky como socios y se propusieron hacer algo muy simple, pero crucial: dar a los empresarios la tranquilidad de que sus libros contables están bien hechos, siempre. También querían proporcionar análisis de datos a partir de la información financiera de sus clientes para ayudarlos a planificar el futuro de su empresa con confianza.

Los cuatro socios cambiaron el nombre de la empresa a Stride y aumentaron sus ingresos en más del 100 % y su Equipo a más de 35 empleados solo en su primer año. Sus clientes provienen de una variedad de sectores y, por lo general, tienen entre 5 y 50 empleados, con ingresos de entre 1 y 25 millones de dólares anuales.

La necesidad de estructura y proceso

Mientras Eric se centra en las operaciones y la gestión de clientes, Russell lidera los programas de generación de demanda y adquisición de la empresa. Cuando los dos socios comenzaron a restablecer y desarrollar el negocio, rápidamente se dieron cuenta de que necesitaban:

• Establecer una estructura y procesos para que el negocio crezca y se expanda con éxito.

• Centralizar el trabajo de todos para brindar transparencia y visibilidad en toda la empresa, ya que todos trabajan de forma remota y están dispersos en diferentes zonas horarias.

Después de evaluar algunas herramientas de gestión del trabajo, Eric y Russell eligieron Asana por su interfaz de usuario intuitiva, su flexibilidad para administrar una gran variedad de flujos de trabajo y su alta transparencia visual. También lo vieron como una oportunidad para eliminar otro software, ya que podían centralizar la información en un solo lugar.

Involucrar a toda la empresa

Para que el Equipo se sintiera cómodo con este nuevo nivel de transparencia y esta forma de trabajar, Eric y Russell adoptaron un enfoque de “aprender haciendo” para implementar Asana. Primero, cada miembro del equipo aprendió los conceptos básicos de Asana y, luego, todo el trabajo nuevo se planificó y asignó en la herramienta en lugar de hacerlo en hojas de cálculo, reuniones o cadenas de email.

Gracias a Asana, sabemos en todo momento en qué situación nos encontramos con cada cliente, lo que nos ha permitido abordar los problemas de manera proactiva. Esto nos ha ayudado a extender el valor de vida de nuestros clientes, lo cual nos brinda un importante valor incremental.

Eric Page, cofundador y socio

Si bien el enfoque “aprende haciendo” de Eric y Russell ayudó a que las personas se incorporaran, el uso aumentó significativamente para su Equipo de Contabilidad y Recursos Humanos cuando crearon un Tablero de estado de los clientes para dar seguimiento al estado de cada cuenta. En este proyecto, cada líder de cuenta puede especificar el estado de sus relaciones con los clientes para poder obtener más ayuda cuando sea necesario antes de que los problemas se agraven.

Aumento de la transparencia para permitir un rápido crecimiento

Ahora el Equipo de Stride gestiona todo su trabajo en Asana, desde la definición de los objetivos de la empresa hasta la incorporación de nuevos empleados. Algunas de las formas en que usan Asana para operar de manera más eficiente incluyen:

• Seguimiento de OKR: todos pueden ver en cualquier momento los principales objetivos por los que la empresa está trabajando, así como todo el trabajo que se está realizando para alcanzarlos. También se anima a los empleados a enviar ideas para cada objetivo, de las que luego los equipos se sirven al planificar sus sprints.

• Comentarios de los clientes: cuando un cliente tiene comentarios, ahora los envía a través de un Formulario de Asana. De esta manera, no se pasa por alto y el miembro del equipo responsable de esa función o área de la empresa puede tomar medidas.

• Planes de desarrollo personal: un principio clave en la empresa es “invertir en ti mismo”. Los empleados usan Asana para dar seguimiento a sus planes de desarrollo personal, de modo que puedan ver en qué están progresando y en qué deben centrarse para alcanzar sus objetivos personales.

• Incorporación de empleados nuevos: cada empleado nuevo comienza su primer día en Stride recibiendo su plan de incorporación en Asana para que tenga toda la información que necesita para tener éxito y sepa cuáles son los hitos clave para los que está trabajando en sus primeros 30 días.

• Reuniones: si bien el equipo ha podido reducir la mayoría de las reuniones al supervisar el estado de los proyectos en los portafolios, cuando se reúnen, las conversaciones ahora se centran en responder preguntas críticas en lugar de compartir actualizaciones sobre el progreso.

Mirando hacia el futuro

Al trasladar su trabajo a Asana, todos en Stride ahora tienen voz en lo que se prioriza y en lo que se hace dentro de la organización. Los empleados están más comprometidos y hacen un mejor trabajo porque se sienten empoderados para compartir sus ideas y saben para qué objetivos están trabajando. ¿El resultado? Un Equipo más concentrado, menos estresado y que ayuda a la empresa a duplicar su crecimiento por segundo año consecutivo.

Las distracciones cuestan caro, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podamos. Con Asana, los empleados pueden entrar fácilmente en un flujo y trabajar sin interrupciones porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información, sin necesidad de reuniones de actualización.

Russell Benaroya, cofundador y socio