En el entorno mediático en constante cambio, We Are Era está al tanto de lo que ocurre en cada momento, identifica tendencias y ofrece soluciones de contenido que se ajustan al espíritu actual y lo moldean activamente. Entonces, ¿cómo pueden reaccionar a las solicitudes de los clientes más rápido que otras agencias e implementarlas de manera creativa? We Are Era confía en tecnología colaborativa como Asana para estandarizar los procesos, automatizar el trabajo y gestionar la información para que se pueda encontrar en cualquier momento. Como resultado, han aumentado su eficiencia y acortado los plazos de los proyectos.

Al estandarizar y automatizar los procesos con Asana, nuestros equipos se mantienen al día, ahorran tiempo y pueden centrarse en lo que realmente importa: contenido que convenza.

Christian Röhrich, Líder del equipo de Gestión de Proyectos y Presentaciones

El Equipo de gestión de proyectos y presentaciones desarrolló el exitoso concepto de gestión de proyectos que We Are Era ahora sigue. Dirigido por Christian Röhrich, el equipo es responsable del posicionamiento, el desarrollo de conceptos creativos y la presentación de la empresa, la búsqueda de influencers, la compra de medios y la planificación de la distribución. Son la interfaz entre las partes interesadas internas y externas, y son responsables de liderar nuevos proyectos para marcas y organizaciones públicas, además de gestionar flujos de trabajo interdisciplinarios con Asana.

Asana se convierte en la plataforma central para la gestión de proyectos en We Are Era

En el pasado, el equipo usaba varias soluciones para la comunicación y la colaboración. Esto era engorroso y, en última instancia, suponía trabajo adicional para el Equipo de gestión de proyectos.

Inicialmente, We Are Era utilizó la versión freemium de Asana como herramienta para las solicitudes de trabajo en todas las ubicaciones, incluidas las solicitudes de viajes, soporte de TI y diseño. Christian se dio cuenta de inmediato de que Asana ofrecía un potencial mucho mayor y comenzó a expandir su uso en todo su Equipo, lo que convirtió a Asana en la plataforma central para la gestión de proyectos y la colaboración diaria.

Por lo general, hay muchos departamentos involucrados en los proyectos de la empresa, como los de estrategia, creativos y producción, por lo que hay mucho que coordinar, incluidos muchos briefings y rondas de comentarios. Christian y su Equipo diseñaron un proceso estándar para su flujo de trabajo de proyectos en Asana, y ahora todos pueden colaborar en un lugar claramente estructurado que permite trabajar de manera eficiente. Para las actividades administrativas y organizativas repetitivas, Christian creó reglas de automatización que se activan mediante disparadores específicos, como las fechas de entrega, para ahorrar tiempo y minimizar la carga de trabajo.

Para Christian, son los informes de estado y la claridad los que hacen posible el mejor flujo de trabajo de su clase: todas las personas que participan en un proyecto saben cómo va y en qué punto se encuentra el trabajo, ya sea a través de informes de estado automatizados o revisando el proyecto en Asana por sí mismas. Además, la comunicación se lleva a cabo directamente en Asana en diferentes niveles jerárquicos para cada proyecto, por lo que todos pueden hacer un seguimiento, clasificarla, ordenarla y encontrarla fácilmente.

Puedes sentir la contribución de Asana como nuestra “fuente única de referencias”. Podemos aumentar el número de nuestros proyectos sin aumentar la presión porque ya no es necesario tener todo en la cabeza.

Christian Röhrich, Líder del equipo de Gestión de Proyectos y Pitches

Los miembros del equipo pudieron decidir si querían usar Asana. Muchos reconocieron rápidamente el valor de gestionar su trabajo abierto en la plataforma y comenzaron a trabajar en sus proyectos y tareas en Asana. Para Christian, es importante destacar las reglas de automatización dentro del Equipo para que todos sepan lo que “sucede en segundo plano” mientras trabajan en sus tareas principales.

Además, algunos empleados que se identifican fuertemente con Asana han formado un “Grupo de trabajo de Asana” para probar las nuevas funcionalidades a medida que se lanzan y garantizar que los procesos se asignen de manera significativa en Asana. No solo apoyan a sus colegas, sino que también contribuyen activamente a ampliar aún más la plataforma dentro de We Are Era.

Cómo los miembros del equipo aprovechan Asana al máximo

El equipo de Christian es responsable de evaluar las solicitudes de presentaciones de clientes nuevos y los briefings, o las solicitudes de nuevos proyectos de clientes existentes. En todas las funciones y países, procesan solicitudes en todas las ubicaciones de We Are Era. El Equipo trabaja desde un proyecto compartido en Asana, que recibe automáticamente todas las consultas nuevas del equipo de Ventas.

Una vez que reciben una consulta para un proyecto nuevo en su proyecto de Asana, el Equipo de Presentaciones y Gestión de Proyectos aclara datos clave importantes, como el plazo previsto, la planificación presupuestaria, la intensidad de la consultoría y el grupo objetivo. Si no se proporciona suficiente información, la comunicación con el equipo de Ventas se gestiona directamente a través de un formulario de Asana como proceso estándar. Otro Formulario está diseñado para que los empleados puedan enviarlo directamente a los clientes. El flujo de trabajo de consultas con Formularios fijos garantiza la calidad y minimiza el tiempo perdido al inicio de un proyecto.

Una vez recopilada toda la información esencial, se seleccionan los jefes de proyecto y los equipos adecuados para el proyecto en función de la capacidad productiva, las habilidades y los intereses.

El jefe de proyecto puede ver las fechas límite y el estado del trabajo de los empleados en Asana. Esto le permite ver de un vistazo quién puede asumir otro proyecto o colaborar en él. La estructura de Asana permite que el Equipo de Gestión de Proyectos y Propuestas trabaje de manera mucho más eficiente.

Pero no solo el Equipo de Gestión de Proyectos y Propuestas disfruta trabajar con Asana; se usa en toda la empresa como plataforma central de gestión del trabajo, junto con HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle y Frame.io, según el departamento y las responsabilidades.

Asana está diseñada visualmente, lo cual es muy importante para una empresa que proviene del marketing. También invitamos a nuestros clientes a trabajar con nosotros en Asana.

Christian Röhrich, Líder del equipo de Gestión de Proyectos y Presentaciones

Una de las principales ventajas de Asana es que ofrece a los usuarios diferentes opciones para visualizar su trabajo. A muchos les gusta trabajar en la vista de tablero para poder visualizar todo el flujo de trabajo y ver los activos creativos, por ejemplo, las imágenes adjuntas a las tareas. La vista de cronograma también es popular y se comparte fácilmente con los clientes para que todos los participantes puedan ver cuándo se realiza el trabajo del proyecto y cómo se relaciona.

Debido a que la funcionalidad de Asana es tan intuitiva y fácil de usar, no requiere una capacitación prolongada. La incorporación de clientes nuevos, por ejemplo, generalmente se finaliza en tan solo 15 a 20 minutos con la metodología simple que han desarrollado. 

Asana en We Are Era: una historia de éxito en números

En We Are Era, 240 empleados en las ocho ubicaciones usan Asana en su idioma de preferencia y, hasta marzo de 2022, han gestionado 2500 proyectos y casi 400 000 tareas en Asana. Christian estima que el uso cada vez mayor de las reglas, los Formularios y las plantillas de proyectos de Asana permite un ahorro general de 90 días laborales por año en promedio.

La cantidad de tareas creadas en Asana ha aumentado de manera constante durante meses. Esto muestra cuán ampliamente se adopta la herramienta, cuántas funciones están integradas y cuántos proyectos se gestionan a través de Asana.

Christian Röhrich, Líder del equipo de Gestión de Proyectos y Presentaciones

Cómo Asana optimiza continuamente los procesos

Asana también ha hecho que la colaboración con los clientes sea mucho más transparente y eficiente. We Are Era ha notado que muchos clientes responden a las solicitudes enviadas a través de Asana de forma más rápida y con mayor frecuencia. Proporcionan más comentarios, por lo que los proyectos en curso se pueden adaptar a las necesidades del cliente y finalizar con más éxito y menos estrés. Al mejorar el compromiso de los clientes con Asana, We Are Era ha aumentado la satisfacción de los clientes y ha fortalecido su lealtad a largo plazo.

Los empleados han observado un cambio duradero en su estilo de trabajo, ya que Asana les permite trabajar sin problemas, independientemente de su ubicación. No solo desde la oficina o desde casa, sino desde cualquier lugar, ya que toda la información que se almacena de forma centralizada en Asana es accesible desde cualquier sitio. La aplicación móvil nativa también ha tenido mucho éxito en este sentido.

Con Asana, no siempre tenemos que empezar de cero y podemos participar en un intercambio de información abierto y honesto.

Christian Röhrich, Líder del equipo de Gestión de Proyectos y Presentaciones

Gracias a Asana, We Are Era practica una forma transparente de trabajar en conjunto en toda la empresa y todo se comunica abiertamente. La industria de los medios es dinámica, digital y muy abierta, y los empleados reconocieron rápidamente los beneficios de esta forma de trabajar en Asana para compartir ideas con otros o pedir ayuda. A menudo, otras personas ya han realizado proyectos similares, ya han investigado a un grupo objetivo o conocen a un influencer adecuado. Esto evita la duplicación del esfuerzo, se comparte la experiencia y los proyectos pueden avanzar más rápido.

La información de los colegas ayuda enormemente con los nuevos proyectos, y la transferencia de conocimientos aumenta la motivación de los empleados y mejora la calidad y la eficiencia del trabajo.

¿Qué sigue para Asana en We Are Era?

De cara al futuro, We Are Era planea priorizar Asana para la comunicación relacionada con los proyectos, realizar las funciones de oficina en Asana y, en general, ampliar su uso. La empresa también planea empezar a usar las funciones de portafolio e informes.

A través de una mayor automatización, We Are Era prevé hacer que los procesos sean aún más accesibles y eficientes para que los empleados puedan concentrarse en lo que realmente importa: ofrecer creatividad del mejor nivel.

En línea con la colaboración abierta, la empresa también almacenará los OKR (objetivos y resultados clave) de los empleados junto con los objetivos corporativos mediante la función Objetivos de Asana. Esto vincula los objetivos estratégicos con el trabajo diario a nivel operativo, lo que proporciona claridad sobre el propósito, el plan y las propias responsabilidades de los empleados. De esta manera, todos pueden ver cómo priorizar sus proyectos y tareas específicos para lograr los OKR, y tienen acceso al panorama general para ver cómo estos contribuyen a cumplir los objetivos anuales de la empresa y, en última instancia, a lograr su misión general.