Onze teams zijn gefocust op het heroverwegen van hoe het werk door de organisatie stroomt om ervoor te zorgen dat we prioriteit geven aan initiatieven met een hoge impact die echte waarde leveren aan onze klanten. Door schaalbare workflows te bouwen en AI doelgericht in te zetten, hebben we de zichtbaarheid en snelheid kunnen verhogen, terwijl we onze energie richtten op strategische uitvoering. Innovatie vindt plaats wanneer teams samenwerken, experimenteren en zich inzetten om slimmer te werken.

Simone Williams, Hoofd Digitale Zaken, Technologie en Bedrijfsontwikkeling

Winnaar: 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Deze prijs erkende COS voor het baanbrekende gebruik van AI-gestuurde workflows om complexe creatieve productie-uitdagingen in de snelle mode-industrie op te lossen. Door AI rechtstreeks in de architectuur van het werk te integreren, heeft COS een nieuwe wereldwijde benchmark gecreëerd voor retailuitvoering op bedrijfsschaal.

Fase 1: Intelligente intake en validatie van briefing

Voorheen omvatte het creatieve aanvraagproces meerdere tools en regionale workflows, waarbij campagnemanagers dagenlang briefings van afdeling tot afdeling moesten najagen en assets handmatig naar regionale teams moesten doorsturen. COS loste dit op door een gecentraliseerd intakesysteem te implementeren dat AI als kwaliteitscontrole gebruikt. Deze nieuwe workflow zorgt ervoor dat elke creatieve briefing bij binnenkomst op volledigheid wordt gevalideerd, waardoor de coördinatie stroomafwaarts die wordt veroorzaakt door onvolledige informatie, wordt verminderd.

• AI-gestuurde validatie: AI Studio analyseert intakeformulieren op volledigheid en signaleert proactief hiaten voordat een project zelfs maar door een mens wordt gezien.

• Proactieve verduidelijking: als een inzending onduidelijk is, vraagt het systeem om onmiddellijke verduidelijking, waardoor het heen-en-weergeloop wordt geëlimineerd dat voorheen uren per campagne in beslag nam.

• Gestandaardiseerd raamwerk: door een strenge reeks inputs te vereisen, zorgt COS ervoor dat teams alleen items aanvragen die strikt noodzakelijk zijn, waardoor verspilling van items wordt verminderd.

• Human-in-the-loop-validatie: Senior wereldwijde projectmanagers houden toezicht op de intakewachtrij om ervoor te zorgen dat alle gevalideerde aanvragen overeenkomen met de huidige seizoensgebonden prioriteiten.

Asana heeft gezorgd voor een enkel, gestructureerd invoerpunt voor werk. Door de kwaliteit bij de intake te waarborgen, hebben we de complexiteit downstream weggenomen en onze teams van reactieve uitvoering naar proactief, strategisch werk laten overschakelen.

Joe Parfitt, PMO-manager

Fase 2: Geautomatiseerde projectgeneratie en -toewijzing

Vóór Asana besteedden projectteams tot 8 uur aan het handmatig instellen van trackers en takenlijsten voor elke nieuwe campagne. COS verving deze administratieve taken door een geautomatiseerde projectengine die de volledige werkstructuur onmiddellijk bouwt. Deze workflow past zich aan de specifieke vereisten van de campagne aan, zodat creatieve teams en inhoudsteams een duidelijk, vooraf gestructureerd pad naar uitvoering hebben zodra een briefing is goedgekeurd.

• Directe projectgeneratie: Na validatie van het formulier genereert AI Studio automatisch een volledig campagneproject met 50+ gestructureerde subtaken.

• Dynamische toewijzing: Met behulp van AI Studio wijzen AI-gestuurde regels op intelligente wijze taken toe aan de juiste teamleden op basis van het type asset, de regio en de huidige teamcapaciteit.

• Trapsgewijze deadlines: het systeem stelt automatisch deadlines in doorheen de volledige levenscyclus van het project op basis van de definitieve startdatum van de campagne.

• Contextuele overdrachten: elke taak bevat de volledige geschiedenis en context van het intakeformulier, waardoor er geen informatie verloren gaat wanneer het werk tussen afdelingen wordt overgedragen.

De workflow is naadloos ingebed in onze dagelijkse activiteiten, waardoor handmatig instelwerk wordt geëlimineerd en een schaalbaarder proces voor campagnes wordt gecreëerd.

Olivia Charles-Cross, Senior manager wereldwijde projecten

Fase 3: AI-gemonitorde productie en kwaliteitscontrole

Naarmate COS het gebruik van Asana opschaalde, ging het verder dan gestandaardiseerd taakbeheer en behandelde het zijn workflows als een strategisch systeem dat kon worden ge-engineerd en geoptimaliseerd. Het merk breidt nu zijn gebruik van Asana AI-teamgenoten uit om nog complexere workflows te ondersteunen die meer op maat gemaakte AI-mogelijkheden vereisen. Deze use-cases zullen teams verder in staat stellen om verder te gaan dan hun dagelijkse manier van werken en nog meer tijd vrij te maken voor creatiever en strategischer werk.

Proactieve foutdetectie: AI Studio monitort werk in uitvoering om potentiële problemen te signaleren voordat ze zich verspreiden, waardoor de tijd voor foutcorrectie met 60% wordt verkort.

• Geautomatiseerd statusbeheer: regels beheren overgangen tussen productiefasen en activeren meldingen aan belanghebbenden zodra blokkades worden geïdentificeerd.

• Intelligente kwaliteitscontroles: Asana AI-teamgenoten beoordelen voltooide assets om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereisten die zijn gedefinieerd in de oorspronkelijke briefing.

• Wereldwijde afstemming: geautomatiseerde regels houden regionale marketingteams en e-commercestakeholders op de hoogte van de gereedheid van assets, waardoor vertragingen bij de levering op de lokale markt worden voorkomen.

We hebben veel minder heen en weer geschuif tussen teams gezien. Het is nu een veel meer gestroomlijnd proces met regionale teams, waarbij problemen proactief in plaats van reactief worden opgemerkt.

Olivia Charles-Cross, Senior manager wereldwijde projecten

Fase 4: Strategische rapportage en wereldwijde zichtbaarheid

Leiderschap vertrouwde voorheen op meerdere rapportagebronnen van verschillende teams en regio's die vaak verouderd waren tegen de tijd dat ze werden beoordeeld. COS heeft een realtime rapportagelaag opgezet met behulp van portfolio's om een single source of truth te bieden voor alle actieve campagnes. Met deze workflow kunnen executive sponsors de wereldwijde levering monitoren en op basis van gegevens weloverwogen beslissingen nemen over de toewijzing van middelen en groei.

• Dashboards op portfolioniveau: Leiderschap gebruikt portfolio's om de voortgang op het gebied van merk, e-commerce en duurzaamheid in één uniforme weergave bij te houden.

• Live statusupdates: het systeem vervangt handmatige rapportage door geautomatiseerde statusoverzichten, waardoor er altijd een actueel overzicht is van de projectgezondheid en tijdlijnen.

• Datagestuurde besluitvorming: door al het werk in één ecosysteem vast te leggen, kan COS nu de doorvoer en de prestaties van de middelen analyseren om de toekomstige campagneplanning te optimaliseren.

• Schaalbaarheid tussen merken: de zichtbaarheid en efficiëntie van dit model waren zo duidelijk dat zustermerk Weekday Asana specifiek heeft aangeschaft om de COS-workflow te repliceren.

Asana heeft niet alleen onze processen alleen verbeterd, maar ook de manier waarop we werken opnieuw gedefinieerd. We hebben een uniform en transparant ecosysteem gecreëerd waarin al het werk naadloos zichtbaar is.

Joe Parfitt, PMO-manager

Conclusie

Vóór deze transformatie beheerde COS de campagneproductie via een combinatie van bestaande tools en processen die de groei van het merk ondersteunden. Door een AI-native engine in Asana te bouwen, gebruikt COS nu projectbeheersoftware voor creatieve bureaus om de samenwerking te stroomlijnen, handmatige coördinatie te verminderen en teams vrij te maken om zich te concentreren op creatieve strategie met een hoge impact. De impact is zo groot geweest dat andere teams het model organisch overnemen, waardoor COS in de hele organisatie als operationele innovator wordt gepositioneerd. Naarmate het merk blijft schalen, zorgt de AI-aangedreven infrastructuur ervoor dat snelheid en kwaliteit samen kunnen groeien, en niet ten koste van elkaar.