Zdobywca nagrody Work Innovation Award, 2025

Firma Morningstar otrzymała nagrodę Asana AI Visionary Work Innovation Award za strategiczne wykorzystanie AI do usprawnienia realizacji zadań na dużą skalę. W obliczu rosnącej złożoności i zapotrzebowania organizacja strategicznie wykorzystała Asana Studio, aby usprawnić pracę międzyfunkcyjną, od procesów tworzenia treści badawczych po przyjmowanie zgłoszeń produktowych i priorytetyzację. Dzięki automatyzacji, przekierowywaniu i raportowaniu opartym na sztucznej inteligencji zespoły zmniejszyły nakład pracy ręcznej, przyspieszyły realizację zadań i osiągnęły znaczne oszczędności. Obecnie zespoły pracują w ramach jednolitego systemu, który ogranicza pracę o niskiej wartości dodanej i umożliwia im skupienie się na tym, co najważniejsze. Transformacja Morningstar nie polega tylko na korzystaniu z AI – chodzi o mądre wykorzystanie jej do uzyskania rzeczywistej wartości biznesowej.

Asana pomaga nam zwiększać wydajność, którą można skalować, i wspierać niezbędny rozwój. Usunęliśmy bariery utrudniające współpracę w całej organizacji.

Laura Kohl, dyrektor ds. informacji, Morningstar

Asana do śledzenia zleceń

Przekształcanie rozproszonych zleceń w strategiczne mapy drogowe dzięki przyjmowaniu zleceń wspomaganemu sztuczną inteligencją

Zespoły produktowe Morningstar ds. emerytur początkowo śledziły zlecenia produktowe za pomocą ręcznego procesu ad hoc. Bez ustandaryzowanego procesu przyjmowania próśb i zleceń zgłoszenia napływały z różnych źródeł – z poczty e-mail, czatu i rozmów na korytarzu – i często brakowało w nich kontekstu potrzebnego do oceny wartości. Zgoda na wszystko prowadziła do nadmiernego obciążenia pracą, rozproszonej mapy drogowej i niemożności oceny prawdziwej wartości biznesowej. 

Aby sprostać temu wyzwaniu, zespół ds. emerytur wdrożył ustrukturyzowaną strukturę w Asana Studio, aby zarządzać pełnym cyklem życia produktu od jego przyjęcia do pomiaru wpływu. Obecnie zlecenia są oceniane według spójnych kryteriów, pojemność jest dokładnie prognozowana, a mapy drogowe są scentralizowane i bieżące. W rezultacie zespół skrócił czas potrzebny na przegląd o dwa tygodnie i przeszedł z reaktywnego podejścia do realizacji zadań na strategiczne planowanie oparte na wartościach.

Nasz proces tworzenia mapy drogowej był reaktywny i manualny. Naszym ostatecznym celem związanym z Asana AI jest uczynienie tego procesu bardziej strategicznym, abyśmy mogli szybko priorytetyzować prace, które przyczynią się do zwiększenia przychodów i przyspieszenia wprowadzenia produktów na rynek.

Michael Allen, globalny dyrektor ds. technologii i produktów emerytalnych, Morningstar Retirement

Przyjmowanie zgłoszeń i przepływy pracy wspomagane przez AI usprawniają priorytetyzację i planowanie

• Wszystkie zlecenia są przesyłane za pośrednictwem scentralizowanego systemu przyjmowania zleceń w Asanie, a Asana Studio automatycznie nadaje im nazwy, identyfikuje luki w informacjach i generuje ustandaryzowane podsumowania, aby ułatwić ich ocenę.

• Złożone zlecenia są przetwarzane w ramach specjalnego przepływu pracy i systematycznie oceniane pod kątem wartości biznesowej, złożoności i kosztów, co umożliwia zespołowi produktowemu zatwierdzanie, odraczanie lub odrzucanie zleceń w oparciu o dane. 

• Po zatwierdzeniu zleceń reguły sprawdzają kompletność danych i automatycznie kierują elementy do odpowiednich map drogowych.

Zautomatyzowana dokumentacja i monitorowanie wyników zwiększają wydajność i odpowiedzialność

• Po ukończeniu elementów mapy drogowej Asana Studio generuje informacje z historii wersji na podstawie informacji o zadaniach. Jeśli potrzebne są dodatkowe szczegóły, menedżerowie produktu automatycznie otrzymują powiadomienie o konieczności ich dodania.

• Zautomatyzowane reguły automatycznie tworzą zadania uzupełniające i podzadania, aby zmierzyć sukces każdego elementu mapy drogowej w porównaniu z oczekiwanymi wynikami.

Wcześniej przegląd zlecenia i zebranie informacji potrzebnych do kontynuowania zajmowało dwa tygodnie. Teraz możemy wyeliminować czas spędzany na ręcznym przesyłaniu wiadomości w tę i z powrotem, ponieważ Asana AI identyfikuje i przechwytuje potrzebne nam informacje od razu.

Kim Hirsch, dyrektor ds. zarządzania produktem, Morningstar Retirement

Asana do planowania treści

Usprawnianie przepływów pracy związanych z treściami badawczymi dzięki automatyzacji opartej na AI

Zarządzanie wewnętrznymi treściami badawczymi Morningstar w różnych działach było wcześniej powolne, odizolowane i kosztowne. Zespół badawczy korzystał z przestarzałego systemu do monitorowania treści wewnętrznych, co wymagało ręcznej koordynacji między rozproszonymi przepływami pracy i narzędziami. Częste aktualizacje były udostępniane za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu, co powodowało opóźnienia i utratę możliwości promowania treści w kanałach płatnych, zdobytych i własnych.

Aby zmodernizować swoje podejście, organizacja zastąpiła swój dotychczasowy system scentralizowanym przepływem treści badawczych w Asanie, obsługiwanym przez Asana Studio. Obecnie prawie 300 interesariuszy z działów badawczego, redakcyjnego, redakcji językowej, mediów i marketingu współpracuje na jednej platformie, korzystając ze wspólnego wglądu i automatyzacji, która wspiera każdy krok. Rezultat: usprawniony, skalowalny system, który pozwala zaoszczędzić prawie 15 000 godzin i 600 000 USD rocznie, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na pracy strategicznej.

Morningstar stawia wszystko na sztuczną inteligencję – naszym celem firmowym jest dalsze wykorzystywanie postępów w dziedzinie sztucznej inteligencji do wprowadzania innowacji zarówno dla naszych klientów na zewnątrz, jak i dla naszych pracowników wewnątrz firmy. Przepływy pracy w Asanie tworzone przez nasze zespoły pozwalają nam osiągnąć ten cel, jednocześnie pomagając nam zwiększać efektywność i przełamywać bariery we współpracy w całej organizacji. 

Laura Kohl, dyrektor ds. informacji, Morningstar

Scentralizowany proces z wbudowaną sztuczną inteligencją zapewnia szybkość i spójność

• Autorzy przesyłają treści za pomocą ustandaryzowanego formularza, który automatycznie tworzy zadanie w projekcie dotyczącym procesu tworzenia treści.

• Asana Studio analizuje dane wprowadzone do formularza, aby przypisać interesariuszy, ustawić daty wykonania dla redakcji językowej i oznaczyć brakujące informacje.

• Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje, Asana Studio generuje komentarze uzupełniające i podzadania dla autora, minimalizując opóźnienia i ręczne wysyłanie informacji o dalszych działaniach.

• Gdy treść zostanie oznaczona jako gotowa, Asana Studio uruchamia kolejne kroki dla edytorów i zarządza zmianami w obie strony, powiadamiając interesariuszy, gdy zmiany są gotowe, zwrócone lub ukończone.

• Interesariusze są powiadamiani o kluczowych kamieniach milowych, w tym o datach publikacji, bez konieczności wykonywania dalszych działań ręcznie. 

• Wszystkie przesłane treści trafiają do scentralizowanego projektu w Asanie, tworząc jedno źródło wiedzy dla zespołów badawczych, redakcyjnych, marketingowych i operacyjnych.

Automatyzacja zwiększa wyniki i wpływ

• Gdy treść zbliża się do ukończenia, Asana Studio przekazuje zadania do odpowiednich tablic projektów marketingowych i medialnych w celu ich rozpowszechnienia.

• Interesariusze są automatycznie powiadamiani o statusie treści, dzięki czemu mają wgląd w nadchodzące premiery.

Asana pomaga koordynować globalne treści mojego zespołu dotyczące przywództwa myślowego w ramach międzyfunkcyjnego zespołu edytorów, marketerów i liderów produktów. Jest to nasze jedno źródło wiedzy, które pomaga wyeliminować koszty wynikające z braku koordynacji.

Laura Lutton, globalny dyrektor ds. badań menedżerskich, Morningstar

Asana do przyjmowania pracy

Skalowanie wydajności dzięki usprawnionym procesom

Przed wprowadzeniem Asany zespół Central Technology w Morningstar nie miał ustandaryzowanego sposobu na przyjmowanie zleceń ani rozpoczynanie pracy. Do śledzenia setek zleceń, które otrzymywali co roku z całej organizacji, używali dokumentu Word. Ten ręczny proces nie zapewniał struktury potrzebnej do prawidłowego określania zakresu, przydzielania zasobów, ustalania budżetu i zatwierdzania zleceń projektowych, co prowadziło do gromadzenia się zadań w backlogu oraz do powstawania projektów o niejasnym zakresie i celach.

Tworząc ustandaryzowany proces w Asanie, zespół automatyzuje przyjmowanie zleceń i upraszcza ustalanie priorytetów. Takie podejście pozwala im efektywnie zarządzać rosnącym obciążeniem pracą w miarę rozwoju biznesu.

Zespoły działają szybciej dzięki ustandaryzowanemu przyjmowaniu zleceń

• Procesy przyjmowania zleceń są ustandaryzowane i zautomatyzowane w Asanie, co ułatwia szybką ocenę, ustalanie priorytetów i zatwierdzanie zleceń z zachowaniem większej spójności.

• Nowe zlecenia robocze są przesyłane za pomocą formularza Asany i automatycznie dodawane do wspólnego projektu, co zapewnia rejestrowanie wszystkich niezbędnych informacji w celu ich natychmiastowej widoczności i podjęcia działań.

• Pola niestandardowe służą do śledzenia ustandaryzowanych kryteriów oceny, pomagając interesariuszom podejmować szybsze i bardziej spójne decyzje dotyczące zatwierdzeń i określania priorytetów.

Nasz proces przyjmowania zleceń w Asanie pomaga nam wykorzystywać naszą kulturę nastawioną na działanie w bardziej produktywny i zorganizowany sposób, dzięki czemu poświęcamy czas we właściwy sposób i na właściwe rzeczy.

Katie Dowling, dyrektor ds. globalnej realizacji i operacji technologicznych, Morningstar

Przejrzystość, która wspiera priorytetyzację i planowanie

• Liderzy uzyskują pełny wgląd w każdy etap przepływu pracy, ponieważ cała praca jest zorganizowana w połączonych projektach i portfolio.

• Dzięki elastyczności w tworzeniu niestandardowych raportów na podstawie danych dotyczących pracy zespoły mogą lepiej ocenić ryzyko i wartość pracy, co umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących priorytetów.

• Dzięki zatwierdzonym projektom w portfolio zespoły mogą w łatwy sposób raportować postępy i pokazywać, w jaki sposób łączą się one z ogólnymi celami, umożliwiając liderom skuteczniejszą ocenę pojemności, planowanie i koordynację między działami.

Zanim przeszliśmy na Asanę, uruchamialiśmy projekty na lewo i prawo bez zarządzania. Teraz jesteśmy w stanie efektywnie kierować napływającą pracę, co pozwala nam wykonywać więcej zadań w miarę rozwoju.

Sapan Patel, dyrektor ds. zarządzania programem (IT PMO), Morningstar

Asana do zarządzania zasobami

Maksymalizacja efektywności zespołu dzięki inteligentniejszym decyzjom dotyczącym przydziału zasobów

Przed przejściem na Asanę zespoły Morningstar nie miały czytelnego sposobu na ustalanie priorytetów w pracy i zgadzały się na każde zlecenie. Doprowadziło to do przeciążenia, przepracowania i niskiej wydajności zespołu.

Dzięki Asanie zespoły mają pełny wgląd w cykle życia projektów i pracę w toku, co ułatwia zrozumienie pojemności i strategiczne przydzielanie zasobów do priorytetowych projektów. Co więcej, mają dane, które pomagają im podejmować te decyzje.

Strategiczny system do zarządzania zasobami usprawnia pracę

• Portfolio zapewniają liderom ogólny przegląd wszystkich projektów w toku, ich statusu i przydzielonych zasobów.

• Dzięki lepszemu zrozumieniu tego, co należy zrobić, przez kogo i dlaczego, zespoły mogą skupić się na realizacji ważnych inicjatyw.

• Ta zwiększona widoczność pomaga również zespołowi identyfikować zagrożenia związane z wydajnością, przywracać pracę na właściwe tory i z wyprzedzeniem powiadamiać interesariuszy o opóźnieniach w realizacji projektów.

Zanim przenieśliśmy nasze projekty do Asany, cały czas braliśmy na siebie zbyt wiele zadań. Teraz mamy więcej informacji i więcej danych. Wiemy, co możemy, a czego nie możemy podjąć się – i możemy prowadzić właściwe konwersacje na temat priorytetów i tego, jak projekty są zgodne z naszym planem strategicznym.

Sam Castano, dyrektor ds. globalnego doświadczenia pracowników IT, Morningstar

Dane w czasie rzeczywistym na potrzeby celowego planowania

• Liderzy korzystają z planowania wydajności, aby uzyskać ogólny wgląd w to, jak rozłożone są zasoby ludzkie pomiędzy strumieniami pracy, i optymalizować decyzje dotyczące przydziału zasobów.

• Dostęp do dokładnych danych dotyczących pracy i raportów pomaga zespołowi sprawdzić, które projekty są powiązane z celami biznesowymi, a które nie.

• Dzięki przejrzystości co do tego, jak nadchodząca i bieżąca praca wpływa na pojemność, liderzy mogą prowadzić jasne, oparte na danych dyskusje z interesariuszami na temat kompromisów.

Nie masz strategii, dopóki nie określisz również tego, czego nie robisz. Teraz mamy proces, który pozwala nam mówić „nie”. I mamy statystyki na temat tego, dlaczego mówimy „nie”, co pomaga nam jasno pokazać, że mamy rzeczy priorytetowe i takie, które nimi nie są.

Katie Dowling, dyrektor ds. globalnego wdrażania technologii i operacji, Morningstar

Podsumowanie

Wspieranie inteligentniejszego rozwoju dzięki strukturze, przejrzystości i sztucznej inteligencji

W miarę jak Morningstar ewoluuje w szybko zmieniającym się otoczeniu, buduje przyszłościowe fundamenty dla innowacji. Dzięki Asanie zespoły mogą pracować bardziej wydajnie i konsekwentnie, korzystając z wybranych przepływów pracy opartych na sztucznej inteligencji, które pomagają usprawnić złożone procesy, poprawić priorytetyzację i przyspieszyć realizację. Morningstar wyobraża sobie przyszłość, w której organizacja strategicznie wykorzystuje sztuczną inteligencję do zwiększania produktywności, jakości i zaangażowania – przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. Wraz ze skalowaniem działalności Asana i Asana Studio odegrają kluczową rolę w transformacji sposobu, w jaki realizowane są zadania: umożliwią podejmowanie lepszych decyzji, szybszą realizację zadań i osiąganie bardziej znaczących rezultatów w całej firmie.

Wykorzystanie Asany i jej możliwości całkowicie zmieniło sposób pracy naszego zespołu oraz sposób, w jaki współpracujemy z naszymi interesariuszami. Wszyscy wiedzą, kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak – i to jest kluczowy element, który zapewnia nam sukces dzisiaj i tworzy podstawy naszego sukcesu jutro i w przyszłości.

Deirdre Lee, Starszy menedżer ds. marketingu, Morningstar