Vencedora do prêmio Work Innovation, 2025

A Morningstar recebeu o prêmio Work Innovation Visionary da Asana por seu uso estratégico da IA para impulsionar a execução em larga escala. Diante do aumento da complexidade e da demanda, a organização utilizou estrategicamente o AI Studio da Asana para otimizar o trabalho interdisciplinar, desde os fluxos de conteúdo de pesquisa até o recebimento e a priorização de produtos. Com a automatização, o encaminhamento e a geração de relatórios baseados em IA, as equipes reduziram o esforço manual, aceleraram os prazos e obtiveram uma economia de custos significativa. Agora, as equipes trabalham em um sistema unificado que reduz o trabalho de baixo valor e as capacita a se concentrarem no que mais importa. A transformação da Morningstar não se resume ao uso da IA; trata-se de usá-la com sabedoria para gerar valor real para os negócios.

A Asana nos ajuda a impulsionar eficiências que se dimensionam e promovem o crescimento necessário. Eliminamos as barreiras à colaboração em toda a organização.

Laura Kohl, diretora de TI da Morningstar

Asana para acompanhamento de solicitações

Transforme solicitações dispersas em roteiros estratégicos com o recebimento de solicitações baseado em IA

As equipes de produto de aposentadoria da Morningstar originalmente monitoravam as solicitações de produto por meio de um processo manual e específico. Sem um processo de recebimento padronizado, as solicitações chegavam de todas as direções — e-mails, mensagens e conversas de elevador — e muitas vezes careciam do contexto necessário para avaliar o valor. Dizer sim a tudo levou a um excesso de compromissos, a um roteiro desorganizado e à incapacidade de avaliar o verdadeiro valor comercial. 

Para enfrentar esse desafio, a equipe de Aposentadoria implementou uma estrutura organizada com o AI Studio para gerir todo o ciclo de vida do produto, desde o recebimento até a medição do impacto. Agora, as solicitações são avaliadas com critérios uniformes, a capacidade é prevista com precisão e os roteiros ficam centralizados e atualizados. Como resultado, a equipe eliminou duas semanas do seu cronograma de revisão e passou da execução reativa para o planejamento estratégico e orientado pelo valor.

O nosso processo de elaboração de roteiros era reativo e manual. A nossa meta final com a IA Asana é tornar o processo mais estratégico, para que possamos priorizar rapidamente os trabalhos que gerarão receita e acelerarão o lançamento no mercado.

Michael Allen, chefe global de tecnologia e produto para aposentadoria da Morningstar Retirement

O recebimento e os fluxos de trabalho aprimorados por IA melhoram a priorização e o planejamento

• Todas as solicitações são enviadas por meio de um sistema centralizado de recebimento na Asana, com o AI Studio nomeando automaticamente as solicitações, identificando faltas de informações e gerando resumos padronizados para facilitar a avaliação.

• As solicitações complexas seguem um fluxo de trabalho especializado e são sistematicamente pontuadas quanto ao valor comercial, à complexidade e ao custo, permitindo que a equipe de produto aprove, adie ou rejeite as solicitações com base em dados. 

• Depois que as solicitações são aprovadas, as regras validam a integridade dos dados e encaminham automaticamente os itens para os roteiros apropriados.

A documentação automatizada e o acompanhamento dos resultados aumentam a eficiência e a responsabilidade

• Quando os itens do roteiro são concluídos, o AI Studio gera notas de lançamento com base nas informações das tarefas. Se forem necessários mais detalhes, os gerentes de produto são notificados automaticamente para adicioná-los.

• As regras automatizadas criam automaticamente tarefas de acompanhamento e subtarefas para medir o sucesso de cada item do roteiro em relação aos resultados esperados.

Antes, levávamos duas semanas para a revisão de uma solicitação e para reunir as informações necessárias para prosseguir. Agora podemos eliminar o tempo gasto em idas e vindas manuais, porque a IA Asana identifica e captura as informações de que precisamos imediatamente.

Kim Hirsch, Diretora de Gestão de Produto, Morningstar Retirement

Asana para planejamento de conteúdo

Simplificação dos fluxos de trabalho de conteúdo de pesquisa com a automatização proporcionada por IA

A gestão do conteúdo de pesquisa interno da Morningstar entre os departamentos costumava ser lenta, isolada e onerosa. A equipe de pesquisa dependia de um sistema desatualizado para monitorar o conteúdo interno, o que exigia coordenação manual entre fluxos de trabalho e ferramentas desconectados. As atualizações frequentes eram compartilhadas por e-mail ou chat, causando atrasos e perdendo oportunidades de amplificação nos canais pagos, ganhos e proprietários.

Para modernizar a sua abordagem, a organização substituiu o sistema legado por um pipeline centralizado de conteúdo de pesquisa na Asana, impulsionado pelo AI Studio. Agora, quase 300 partes interessadas dos departamentos de pesquisa, editorial, revisão, mídia e marketing colaboram em uma única plataforma com visibilidade compartilhada e automatização impulsionando cada etapa. O resultado: um sistema simplificado e escalável que economiza quase 15.000 horas e US$ 600 mil por ano, deixando as equipes livres para se concentrarem no trabalho estratégico.

A Morningstar está totalmente comprometida com a IA — é uma Meta da empresa continuarmos a aproveitar os avanços na IA para impulsionar a inovação tanto para os nossos clientes externamente quanto para os nossos funcionários internamente. Os fluxos de trabalho da Asana que as nossas equipes estão criando estão alcançando essa meta e, ao mesmo tempo, nos ajudando a aumentar a eficiência e a eliminar os obstáculos à colaboração em toda a organização. 

Laura Kohl, diretora de TI da Morningstar

Um funil centralizado com IA integrada garante velocidade e uniformidade

• Os autores enviam conteúdo por meio de um formulário padronizado que cria automaticamente uma tarefa no projeto do processo de conteúdo.

• O AI Studio analisa as informações do formulário para atribuir os participantes, definir as datas de conclusão para a revisão e sinalizar as informações ausentes.

• Se forem necessárias mais informações, o AI Studio gera comentários de acompanhamento e subtarefas para o autor, minimizando atrasos e acompanhamentos manuais.

• Uma vez que o conteúdo é marcado como pronto, o AI Studio aciona os próximos passos para os editores e gerencia as edições de ida e volta, notificando as partes interessadas quando as edições estão prontas, foram devolvidas ou estão concluídas.

• As partes interessadas são notificadas sobre os principais marcos, incluindo as datas de publicação, sem a necessidade de acompanhamento manual. 

• Todos os envios de conteúdo são incorporados a um projeto centralizado na Asana, criando um núcleo de referência para as equipes de pesquisa, editorial, marketing e operações.

A automatização amplifica a produção e o impacto

• À medida que o conteúdo se aproxima da conclusão, o AI Studio encaminha as tarefas para os quadros de projetos de marketing e mídia apropriados para amplificação.

• Os participantes são automaticamente notificados do status do conteúdo e, assim, ganham visibilidade sobre os próximos lançamentos.

A Asana mantém o conteúdo global de liderança de ideias da minha equipe coordenado por uma equipe multidisciplinar de editores, profissionais de marketing e líderes de produto. É o nosso núcleo de referência e ajuda a eliminar os custos que ocorrem quando a mão esquerda não sabe o que a mão direita está fazendo.

Laura Lutton, Chefe global de Pesquisa de gestores da Morningstar

Asana para o recebimento de trabalhos

Ganhos de eficiência com processos simplificados

Antes da Asana, a equipe de Tecnologia Central da Morningstar não tinha uma forma padronizada de receber ou iniciar os trabalhos. Eles usavam um documento do Word para monitorar as centenas de pedidos que recebiam todos os anos de toda a organização. Esse processo manual não fornecia a estrutura necessária para definir adequadamente o escopo, os recursos, o orçamento e a aprovação das solicitações de projeto, levando a um backlog congestionado e a projetos com escopos e objetivos pouco claros.

Ao criar um processo padronizado na Asana, a equipe automatiza o recebimento de trabalhos e simplifica a priorização. Essa abordagem permite que eles gerenciem com eficiência a crescente carga de trabalho à medida que a empresa cresce.

As equipes executam o trabalho mais rapidamente com o recebimento padronizado de solicitações

• Os processos de recebimento de trabalhos são padronizados e automatizados na Asana, facilitando a avaliação, a priorização e a aprovação rápidas das solicitações com maior consistência.

• As novas solicitações de trabalho são enviadas por meio de um formulário da Asana e preenchidas automaticamente em um projeto compartilhado, garantindo que todas as informações necessárias sejam registradas para proporcionar visibilidade e possibilitar a tomada de medidas imediatas.

• Os campos personalizados monitoram critérios de avaliação padronizados, ajudando os envolvidos a tomar decisões mais rápidas e consistentes sobre aprovações e priorização.

O nosso processo de recebimento de demandas na Asana nos ajuda a aproveitar a nossa cultura orientada para a ação de uma forma mais produtiva e organizada, para que possamos empregar o nosso tempo da maneira certa e nas coisas certas.

Katie Dowling, chefe global de entrega e operações de tecnologia da Morningstar

Clareza que impulsiona a priorização e o planejamento

• Os líderes obtêm visibilidade total de todas as etapas do fluxo de trabalho, pois todo o trabalho é organizado em projetos e portfólios conectados.

• Com flexibilidade para segmentar e analisar os dados do trabalho, as equipes podem avaliar melhor o risco e o valor do trabalho, permitindo decisões mais bem fundamentadas sobre a priorização.

• Com os projetos aprovados no portfólio, as equipes podem relatar facilmente o progresso e demonstrar como ele se conecta às metas de alto nível, permitindo que os líderes avaliem a capacidade, planejem e coordenem entre as funções com mais eficiência.

Antes da Asana, iniciávamos projetos a torto e a direito sem gestão. Agora, somos capazes de canalizar o trabalho de forma eficaz à medida que ele chega, o que nos permite realizar mais tarefas à medida que crescemos.

Sapan Patel, diretor de gestão de programas (PMO de TI) da Morningstar

Asana para gestão de recursos

Maximizar o impacto da equipe com decisões mais inteligentes sobre os recursos

Antes de migrar para a Asana, as equipes da Morningstar não tinham uma forma clara de priorizar o trabalho e diziam sim a todas as solicitações. Isso resultou em uma equipe sobrecarregada, comprometida em excesso e com baixo desempenho.

Com a Asana, as equipes têm uma visão completa dos ciclos de vida dos projetos e do trabalho em andamento, o que facilita a compreensão da capacidade e a alocação estratégica de recursos para os projetos prioritários. Além disso, elas dispõem dos dados necessários para fundamentar essas decisões.

Um sistema estratégico de gestão de recursos agiliza o trabalho

• Os portfólios fornecem aos líderes uma visão geral de todos os projetos em andamento, do status deles e dos recursos alocados.

• Com uma melhor compreensão do que precisa ser feito, por quem e por quê, as equipes podem se concentrar em dizer “sim” às iniciativas de alto impacto.

• Essa visibilidade aprimorada também ajuda a equipe a identificar riscos de capacidade, colocar o trabalho de volta nos trilhos e notificar os participantes com antecedência quando os projetos estão atrasados.

Antes de migrarmos os nossos projetos para a Asana, assumíamos compromissos em excesso o tempo todo. Agora, temos mais inteligência e mais dados. Sabemos o que podemos ou não assumir e podemos ter as conversas certas sobre priorização e como os projetos se alinham ao nosso plano estratégico.

Sam Castano, chefe global de TI para experiência do funcionário da Morningstar

Dados em tempo real para um planejamento com propósito

• Os líderes usam o planejamento de capacidade para obter uma visão geral de como as pessoas estão distribuídas entre os fluxos de trabalho e otimizar as decisões de alocação de recursos.

• O acesso a dados e relatórios de trabalho precisos ajuda a equipe a validar quais projetos estão ou não conectados às metas de negócios.

• Ao terem clareza sobre como os trabalhos futuros e em andamento afetam a capacidade, os líderes podem ter conversas claras e fundamentadas em dados com as partes interessadas sobre as concessões necessárias.

Você não tem uma estratégia até também dizer o que não está fazendo. Agora, temos um processo que nos permite dizer não. E temos estatísticas sobre os motivos pelos quais estamos dizendo não, o que nos ajuda a deixar claro que temos coisas que são prioridades e coisas que não são.

Katie Dowling, chefe global de entrega e operações de tecnologia da Morningstar

Conclusão

Impulsionando um crescimento mais inteligente com estrutura, clareza e IA

À medida que a Morningstar continua a evoluir em um cenário de mudanças rápidas, ela está construindo uma base pronta para a inovação no futuro. Com a Asana, as equipes podem trabalhar de forma mais eficiente e consistente, com fluxos de trabalho selecionados baseados em IA que ajudam a simplificar processos complexos, melhorar a priorização e acelerar a entrega. A Morningstar imagina um futuro em que a organização usa a IA estrategicamente para aumentar a produtividade, a qualidade e o engajamento, com as devidas proteções em vigor. À medida que a empresa se expande, a Asana e o AI Studio desempenharão um papel fundamental na transformação da forma como o trabalho é realizado: promovendo decisões mais inteligentes, execução mais rápida e um impacto mais significativo em toda a empresa.

Aproveitar a Asana e as suas capacidades transformou completamente a maneira como a nossa equipe trabalha e como trabalhamos com os nossos participantes. Todos sabem quem, o quê, quando, onde, por quê e como — e isso tem sido um componente fundamental para impulsionar o nosso sucesso hoje e construir a base do nosso sucesso amanhã e no futuro.

Deirdre Lee, gerente sênior de marketing da Morningstar