Как Asana с помощью ИИ-ассистентов сокращает время выполнения брифов на создание креативного контента с недели до одного дня

Когда Обри Роджерс, начальник отдела креативной работы и производства в Asana, запускает новую креативную кампанию, она не начинает с её реализации. Сначала ей нужно понять, что происходит и почему. Часто это предполагает проведение организационного совещания с командой, подготовку презентаций для выхода на рынок и множество обсуждений, происходящих на разных платформах.

Теоретически после запуска у Роджерс должно быть всё необходимое. Она определила стратегию и согласовала действия с заинтересованными лицами. Но на самом деле это ещё не все элементы, необходимые ей для начала работы.

Это связано с тем, что детали, необходимые для выполнения работы, такие как ожидаемые результаты, сроки и ответственность, всё ещё разбросаны по другим презентациям, стенограммам и обсуждениям. Работа фактически останавливается до тех пор, пока эта информация не будет структурирована в виде чёткого брифа.

Забавно, что люди думают, будто работа над кампанией начинается с запуска креативной части, но на самом деле многие задержки происходят гораздо раньше.”

Должно ли создание брифа занимать так много времени?

Роль Обри заключается в том, чтобы устранить разрыв между поступающей информацией и работой, требующей исполнения. Она собирает стратегические данные от разных команд и преобразует их в то, что креативная команда может сразу использовать для работы, — в креативный бриф. Этот процесс имеет решающее значение, но он также может занимать много времени.

Традиционно он предполагает сбор информации из нескольких источников, общение с заинтересованными лицами и проверку точности и полноты всех данных. Могут потребоваться дни, чтобы просто добраться до пригодной для использования отправной точки.

Многие годы продюсеры, такие как Обри, работали именно так. Но достижения в области ИИ, такие как помощники на базе ИИ от Asana, изменили ситуацию. Теперь они могут автоматизировать рутинные задачи, выполняемые вручную, и сосредоточиться на творческой работе, которую они любят.

Как ИИ-ассистенты изменили творческий процесс в Asana

Чтобы ускорить работу, Обри выстроила свой рабочий процесс вокруг ИИ-ассистента, который работает вместе с её командой в Asana.

Вместо того чтобы начинать с чистого листа, она поручает ИИ-ассистенту задание с исходными данными, полученными на стартовом совещании. После этого ИИ-ассистент берёт на себя задачу по преобразованию этой информации в структурированный бриф.

Вот как это работает:

Шаг 1. Изучение и осмысление всего контекста и исходных данных

Обри создала ИИ-ассистента и предоставила ему весь контекст, необходимый для выполнения работы, например, руководство по тону и стилю общения нашего бренда и структурированный шаблон, в соответствии с которым она хочет оформить бриф. Затем она поручает участнику команды задание, приложив к нему стенограмму стартового совещания, презентацию по выводу продукта на рынок, а также любые другие обсуждения или соответствующие задачи Asana. В процессе работы участник команды может использовать информацию из прошлых кампаний, шаблоны и цели команды, чтобы понять, как структурировать результат.

Шаг 2. Систематизация информации и создание структурированного брифа

Используя шаблон креативного брифа команды, ИИ-ассистент преобразует неструктурированные исходные данные в формат, которым уже пользуется команда. Участник команды создаёт полный черновик брифа, включая смысл, ожидаемые результаты, каналы и основные важные этапы. 

Шаг 3. Выявление пробелов и недостающих деталей

При составлении брифа ИИ-ассистент активно указывает на недостающую информацию, например на неопределённые KPI или неполные сроки. Затем он назначает последующие действия соответствующим заинтересованным сторонам, отмечая их непосредственно в проекте и предлагая добавить недостающие детали. Поскольку участник команды работает на уровне команды, а не только для Обри, любой, кто участвует в кампании, может взаимодействовать с ним, предоставлять контекст и отвечать на его запросы. В результате получается общий, постоянно совершенствуемый бриф, в котором пробелы устраняются на ранней стадии, до того как они начнут замедлять выполнение работы.

Шаг 4. Предоставление готового к использованию брифа

Конечным результатом является структурированный и содержащий конкретные указания бриф. В данном случае это полностью завершенный документ Google со всеми данными, необходимыми команде для начала работы. 

От разрозненных данных к чёткому плану действий

То, что раньше было разбросано по обсуждениям и документам, теперь собрано в едином источнике достоверной информации. Вместо того чтобы выискивать детали, Обри может сосредоточиться на доработке и продвижении работы.

Для Обри самое большое изменение заключается в том, насколько быстро можно приступать к работе.

То, что раньше требовало недели согласований, теперь занимает считаные минуты. Команды могут переходить от планирования непосредственно к выполнению работы, не теряя темпа. Такое изменение повышает производительность всей команды и сокращает задержки в каждой кампании.

В этом и заключается разница между проведением организационного совещания и наличием брифа, с которым мы можем начать работу в тот же день.”

Придание динамики каждому проекту

Использование ИИ-ассистента изменило для Обри и её команды не просто один этап процесса — оно полностью изменило то, как продвигается их работа.

Вместо того чтобы после старта проекта делать паузу для сбора информации, её команда может уверенно двигаться вперёд . Они тратят меньше времени на сбор исходных данных и больше — на выполнение работы.

Именно в этом заключается разница между планом и прогрессом.