Unsere Teams konzentrieren sich darauf, den Arbeitsfluss im gesamten Unternehmen neu zu gestalten, um sicherzustellen, dass wir wirkungsvolle Initiativen priorisieren, die unseren Kunden einen echten Mehrwert bieten. Durch die Erstellung skalierbarer Workflows und den gezielten Einsatz von KI konnten wir die Transparenz und Geschwindigkeit erhöhen und gleichzeitig unsere Energie auf die strategische Umsetzung konzentrieren. Innovation entsteht, wenn Teams zusammenarbeiten, experimentieren und sich dazu verpflichten, intelligenter zu arbeiten.

Simone Williams, Chief Digital, Technology & Business Development Officer

Ausgezeichnet als Work Innovation Leader 2026, EMEA

Mit dieser Auszeichnung wurde COS für den bahnbrechenden Einsatz von KI-gestützten Workflows zur Lösung komplexer Herausforderungen bei der Erstellung kreativer Inhalte in der schnelllebigen Modebranche ausgezeichnet. Indem COS KI direkt in die Arbeitsarchitektur eingebettet hat, hat das Unternehmen einen neuen globalen Benchmark für die Umsetzung von Retail-Prozessen im Unternehmensmaßstab gesetzt.

Phase 1: Intelligente Erfassung und Briefing-Validierung

Zuvor erstreckte sich der Prozess für Kreativanfragen über mehrere Tools und regionale Workflows, wobei Kampagnenmanager Tage damit verbrachten, Briefings abteilungsübergreifend zu verfolgen und Assets manuell an regionale Teams weiterzuleiten. COS löste dieses Problem, indem es ein zentrales Eingangssystem implementierte, das KI als Qualitätssicherung nutzt. Dieser neue Workflow stellt sicher, dass jedes Kreativ-Briefing bereits bei der Erfassung auf Vollständigkeit überprüft wird, wodurch der nachgelagerte Koordinierungsaufwand aufgrund unvollständiger Informationen reduziert wird.

• KI-gestützte Validierung: AI Studio analysiert Formulare zur Anfrageerfassung auf Vollständigkeit und weist proaktiv auf Lücken hin, bevor ein Projekt überhaupt von einem Menschen gesehen wird.

• Proaktive Klärung: Wenn eine Einreichung unklar ist, fordert das System eine sofortige Klärung an, wodurch das Hin und Her entfällt, das zuvor Stunden pro Kampagne in Anspruch genommen hat.

• Standardisiertes Framework: Durch die Anforderung einer strengen Reihe von Inputs sorgt COS dafür, dass Teams nur Inhalte anfordern, die unbedingt erforderlich sind, wodurch die Verschwendung von Inhalten reduziert wird.

• Validierung durch Menschen im Prozess: Senior Global Project Manager behalten die Warteschlange für eingehende Anfragen im Blick, um sicherzustellen, dass alle validierten Anfragen mit den aktuellen saisonalen Prioritäten übereinstimmen.

Asana hat einen zentralen, strukturierten Einstiegspunkt für die Arbeit geschaffen. Indem wir die Qualität bereits bei der Erfassung sicherstellten, reduzierten wir die Komplexität in den nachfolgenden Phasen und ermöglichten unseren Teams den Übergang von einer reaktiven Ausführung zu proaktiver, strategischer Arbeit.

Joe Parfitt, PMO-Manager

Phase 2: Automatisierte Projekterstellung und -zuweisung

Vor Asana verbrachten Projektteams bis zu 8 Stunden damit, für jede neue Kampagne manuell Tracker und Aufgabenlisten einzurichten. COS ersetzte diese administrativen Aufgaben durch eine automatisierte Projekt-Engine, die die gesamte Arbeitsstruktur sofort erstellt. Dieser Workflow passt sich an die spezifischen Anforderungen der Kampagne an und stellt sicher, dass Kreativ- und Content-Teams einen klaren, vorstrukturierten Weg zur Umsetzung haben, sobald ein Briefing genehmigt wurde.

• Sofortige Projekterstellung: Nach der Validierung des Formulars generiert AI Studio automatisch ein vollständiges Kampagnenprojekt mit mehr als 50 strukturierten Unteraufgaben.

• Dynamische Zuweisung: Mit AI Studio weisen KI-gestützte Regeln Aufgaben basierend auf dem Inhaltstyp, der Region und der aktuellen Teamkapazität intelligent den passenden Teammitgliedern zu.

• Kaskadierende Fristen: Das System legt automatisch Fristen für den gesamten Projekt-Lebenszyklus fest, basierend auf dem endgültigen Startdatum der Kampagne.

• Kontextbezogene Übergaben: Jede Aufgabe enthält den vollständigen Verlauf und den Kontext des Erfassungsformulars, wodurch sichergestellt wird, dass keine Informationen verloren gehen, wenn die Arbeit zwischen den Abteilungen weitergegeben wird.

Der Workflow ist nahtlos in unsere tägliche Arbeit integriert worden, wodurch manuelle Einrichtungsarbeiten entfallen und ein besser skalierbarer Prozess für Kampagnen geschaffen wurde.

Olivia Charles-Cross, Sr. Global Projects Manager

Phase 3: KI-überwachte Produktion und Qualitätskontrolle

Als COS die Nutzung von Asana ausweitete, ging das Unternehmen über das standardisierte Aufgabenmanagement hinaus und behandelte seine Workflows als strategisches System, das entwickelt und optimiert werden konnte. Die Marke baut nun ihren Einsatz von Asana AI Teammates aus, um weitere komplexe Workflows zu unterstützen, die individuellere KI-Funktionen erfordern. Diese Anwendungsfälle werden es Teams außerdem ermöglichen, über ihre alltäglichen Arbeitsmethoden hinauszugehen und mehr Zeit für kreativere und strategisch wichtigere Arbeit zu gewinnen.

Proaktive Fehlererkennung: AI Studio überwacht laufende Arbeiten, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie sich ausweiten, und reduziert so den Zeitaufwand für die Fehlerbehebung um 60 %.

• Automatisiertes Statusmanagement: Regeln verwalten Übergänge zwischen den Produktionsphasen und lösen Benachrichtigungen an die Beteiligten aus, sobald Hindernisse identifiziert werden.

• Intelligente Qualitätsprüfungen: Asana AI Teammates überprüfen erledigte Assets, um sicherzustellen, dass sie den im ursprünglichen Briefing festgelegten Anforderungen entsprechen.

• Globale Abstimmung: Automatisierte Regeln halten regionale Marketingteams und E-Commerce-Stakeholder über die Fertigstellung von Assets auf dem Laufenden und verhindern Verzögerungen bei der Bereitstellung für den lokalen Markt.

Wir haben viel weniger Hin und Her zwischen den Teams festgestellt. Der Prozess mit den regionalen Teams ist jetzt wesentlich effizienter, da Probleme proaktiv und nicht reaktiv erkannt werden.

Olivia Charles-Cross, Sr. Global Projects Manager

Phase 4: Strategische Berichterstattung und globale Sichtbarkeit

Die Führung stützte sich zuvor auf mehrere team- und regionenübergreifende Berichtsquellen, die oft veraltet waren, wenn sie überprüft wurden. COS hat mithilfe von Portfolios eine Berichtsebene in Echtzeit eingerichtet, um eine einzige Informationsquelle für alle aktiven Kampagnen zu bieten. Dieser Workflow ermöglicht es den verantwortlichen Führungskräften, die globale Bereitstellung zu überwachen und datengestützte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung und das Wachstum zu treffen.

• Dashboards auf Portfolio-Ebene: Die Führung verwendet Portfolios, um den Fortschritt in den Bereichen Marke, E-Commerce und Nachhaltigkeit in einer einheitlichen Ansicht zu verfolgen.

• Live-Status-Updates: Das System ersetzt die manuelle Berichterstattung durch automatisierte Status-Zusammenfassungen und bietet so einen stets aktuellen Überblick über den Projektstatus und die Zeitpläne.

• Datengesteuerte Entscheidungsfindung: Durch die Erfassung der gesamten Arbeit in einem Ökosystem kann COS jetzt den Durchsatz und die Performance der Assets analysieren, um die zukünftige Kampagnenplanung zu optimieren.

• Markenübergreifende Skalierbarkeit: Die Transparenz und Effizienz dieses Modells waren so überzeugend, dass die Schwestermarke Weekday Asana speziell kaufte, um den COS-Workflow zu replizieren.

Asana hat nicht nur unsere Prozesse verbessert – es hat unsere Arbeitsweise neu definiert. Wir haben ein einheitliches und transparentes Ökosystem geschaffen, in dem alle Arbeitsvorgänge nahtlos sichtbar sind.

Joe Parfitt, PMO-Manager

Fazit

Vor dieser Transformation verwaltete COS die Kampagnenproduktion durch eine Kombination aus bestehenden Tools und Prozessen, die das Wachstum der Marke unterstützten. Durch den Aufbau einer KI-nativen Engine in Asana nutzt COS jetzt eine Projektmanagement-Software für Kreativagenturen, um die Zusammenarbeit zu optimieren, die manuelle Koordination zu reduzieren und den Teams mehr Zeit zu geben, sich auf eine wirkungsvolle Kreativstrategie zu konzentrieren. Die Auswirkungen waren so bedeutend, dass andere Teams das Modell organisch übernehmen und COS als operativen Innovator im gesamten Unternehmen positionieren. Während die Marke weiter skaliert, stellt ihre KI-gestützte Infrastruktur sicher, dass Geschwindigkeit und Qualität gemeinsam wachsen können, und nicht auf Kosten der jeweils anderen.