Cómo Asana reduce el tiempo de ejecución de los briefs de producción creativa de una semana a un día con los compañeros de IA

Cuando Aubrey Rogers, directora de Operaciones Creativas y Producción de Asana, inicia una nueva campaña creativa, no comienza con la ejecución. Primero, necesita entender qué está sucediendo y por qué. Esto, por lo general, implica una reunión inicial del equipo, presentaciones de salida al mercado y una serie de conversaciones de ida y vuelta que se desarrollan en varias plataformas.

En teoría, después de la reunión inicial, Rogers debería tener todo lo que necesita. Definió la estrategia y alineó a las partes interesadas. Pero en realidad, esos no son todos los elementos que necesita para comenzar el trabajo.

Esto se debe a que los detalles necesarios para la ejecución, como los entregables, los cronogramas y las responsabilidades, aún están dispersos en esas otras presentaciones, transcripciones y conversaciones. El trabajo se estanca de manera efectiva hasta que esa información se estructura en un brief claro.

Es curioso, la gente cree que el trabajo de una campaña comienza en la reunión inicial creativa, pero muchos de los retrasos ocurren mucho antes.”

¿Es necesario que crear un brief lleve tanto tiempo?

El rol de Aubrey es reducir la brecha entre la información recibida y el trabajo concreto. Toma la estrategia de todos los equipos y la transforma en algo que el equipo creativo pueda usar de inmediato en forma de un brief creativo. Ese proceso es fundamental, pero también puede llevar mucho tiempo.

Tradicionalmente, implica recopilar información de varias fuentes, hacer un seguimiento con las partes interesadas y validar que todo sea preciso y esté completo. Puede llevar días solo llegar a un punto de partida útil.

Durante años, así es como trabajaban los productores como Aubrey. Pero los avances en la IA, como los compañeros de equipo de IA de Asana, cambiaron eso. Ahora, pueden automatizar las tareas manuales tediosas y centrarse en el trabajo creativo que les apasiona.

Cómo los compañeros de equipo de IA transformaron la producción creativa de Asana

Para avanzar más rápido, Aubrey diseñó su flujo de trabajo en torno a un compañero de IA que trabaja junto a su equipo dentro de Asana.

En lugar de comenzar con una página en blanco, le asigna al compañero de IA una tarea con la información de la reunión inicial. A partir de ahí, el compañero de IA se encarga de transformar esa información en un brief estructurado.

Descubre cómo funciona a continuación:

Paso 1: Recopilar y comprender todo el contexto y la información

Aubrey creó al compañero de IA y le proporcionó todo el contexto que necesita para hacer el trabajo, como nuestra guía de voz y tono de la marca y la plantilla estructurada con la que quiere que se formatee el brief. Luego, le asigna al compañero de equipo una tarea con la transcripción de la reunión inicial, la presentación de lanzamiento al mercado y cualquier otra conversación o tarea relevante de Asana. A medida que trabaja, el compañero de equipo puede consultar campañas anteriores, plantillas y objetivos del equipo para entender cómo estructurar su resultado.

Paso 2: Organiza la información y genera un brief estructurado

Con la plantilla de brief creativo del equipo, el compañero de IA organiza la información no estructurada en un formato que el equipo ya usa. El compañero de equipo crea un borrador completo del brief, que incluye los mensajes, los entregables, los canales y los hitos clave. 

Paso 3: Identificar las brechas y los detalles faltantes

A medida que elabora el brief, el compañero de IA señala activamente lo que falta, como KPI no definidos o cronogramas incompletos. Luego asigna seguimientos a las partes interesadas correctas, las etiqueta directamente en el proyecto y les pide que agreguen los detalles que faltan. Dado que el compañero de equipo trabaja a nivel de equipo, no solo para Aubrey, cualquier persona involucrada en la campaña puede interactuar con él, aportar contexto y responder a sus solicitudes. El resultado es un brief compartido que mejora continuamente y en el que las deficiencias se abordan desde el principio, antes de que retrasen la ejecución.

Paso 4: Entregar un brief listo para usar

El resultado final es un brief estructurado y procesable. En este caso, un documento de Google completamente finalizado, con toda la información necesaria para que el equipo comience. 

De entradas dispersas a acciones claras

Lo que antes se encontraba disperso en conversaciones y documentos ahora está recopilado en una fuente única de referencias. En lugar de buscar detalles, Aubrey puede centrarse en perfeccionar el trabajo y hacerlo avanzar.

Para Aubrey, el cambio más importante es la rapidez con la que se puede comenzar a trabajar.

Lo que antes requería una semana de coordinación ahora se hace en cuestión de minutos. Los equipos pueden pasar directamente de la planificación a la producción, sin perder el impulso. Ese cambio aumenta la capacidad productiva de todo el equipo y reduce las demoras en todas las campañas.

Esta es la diferencia entre tener una llamada de inicio y tener el brief realmente disponible para que podamos comenzar a trabajar ese mismo día.”

Impulsar cada proyecto

Usar un compañero de IA ha cambiado más de un paso en el proceso para Aubrey y su equipo: ha cambiado por completo la forma en que avanza su trabajo.

En lugar de hacer una pausa después de la reunión inicial para recopilar información, su equipo puede avanzar  con el trabajo con confianza. Dedican menos tiempo a recopilar información y más tiempo a ejecutar.

Eso es lo que marca la diferencia entre un plan y el progreso.