Sebagian besar tim operasi beroperasi pada 60% kapasitas. Berikut alasannya, dan apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya.

Setiap hari, tim operasi menafsirkan ratusan pembaruan. Catatan status proyek, risiko batas waktu, kemacetan penerimaan, keputusan kapasitas. Sebagian besar waktu itu tidak digunakan untuk memecahkan masalah. Waktu itu dihabiskan untuk mencari tahu apakah ada masalah. Kesenjangan antara pekerjaan koordinasi dan pekerjaan aktual inilah yang menyebabkan organisasi kehilangan kapasitas, dan inilah alasan mengapa sebagian besar tim operasi beroperasi pada kapasitas 60%. Kabar baiknya, teknologi yang sama yang menciptakan momen mendesak ini juga merupakan solusinya. Berikut hal yang harus dilakukan untuk mengatasinya.

Beralih dari asisten AI ke AI Teammate: apa yang sebenarnya berubah

Sebagian besar dari kita sudah menggunakan AI untuk meringkas rapat atau membuat draf email. Alat-alat itu berguna, tetapi mereka hanya mengetahui hal yang Anda sampaikan saat itu. Setiap percakapan dimulai dari awal.

Agentic AI bekerja secara berbeda. Alih-alih hanya menanggapi petunjuk, AI ini memahami pekerjaan yang sedang dilakukan di seluruh organisasi Anda dan dapat mengambil tindakan bersama tim Anda. Inilah yang disebut para pemimpin sebagai AI multipemain: sistem yang dapat diajari, dibimbing, dan dijadikan sumber belajar oleh seluruh tim. Beberapa orang dapat membentuk agen yang sama, membagikan output mereka, dan bahkan membuat agen bekerja sama di seluruh fungsi.

Yang membuat ini menjadi mungkin adalah Asana Work Graph®: peta dinamis tentang bagaimana bisnis Anda benar-benar beroperasi, di mana setiap orang, tugas, proyek, gol, dan dependensi terhubung di satu tempat. AI Teammates Anda tidak memulai dari nol. Mereka sudah tahu apa yang terlambat dari jadwal, apa yang menunggu keputusan, dan bagaimana pekerjaan hari ini terhubung dengan gol Anda yang lebih luas.

"Alih-alih semua orang menggunakan AI secara individual, AI Teammates bekerja bersama organisasi Anda agar pekerjaan terus berjalan."

Perubahan ini bukan hanya tentang teknologi. Ini bersifat organisasi. Tim operasi yang dulunya menjadi penghambat koordinasi kini menjadi pengganda kekuatan produktivitas.

Gunakan AI untuk merancang ulang operasi, bukan menggantikannya

Ketika orang mendengar "AI di tempat kerja", pertanyaan pertama biasanya salah: Apakah AI akan menggantikan manusia?

Peluang sebenarnya bukan menggantikan pegawai. Ini menghilangkan pekerjaan koordinasi yang memperlambat mereka. Seiring berkembangnya organisasi, pekerjaan tak kasat mata juga bertambah: lebih banyak rapat, lebih banyak serah terima, lebih banyak peluang bagi berbagai hal untuk luput. AI Agen tidak mengambil alih pekerjaan. AI ini mengeliminasi pekerjaan remeh.

Organisasi yang paling sukses tidak menyerahkan kendali kepada AI. Mereka menciptakan kemitraan di mana manusia tetap memegang kendali dan AI menangani koordinasi yang terjadi di balik layar. Pemimpin operasi mengarahkan strategi. AI menangani eksekusi.

"Tujuannya bukan untuk menggantikan tim operasi. Tujuannya adalah untuk meringankan beban kerja koordinasi mereka sehingga mereka dapat berfokus pada pemecahan masalah dan memajukan bisnis."

Hanebutt Gruppe mengalami pergeseran ini. Dengan menggunakan AI Teammates di Asana, perusahaan menghemat empat jam per minggu untuk pertemuan status dan memperoleh nilai tahunan antara €148 ribu dan €200 ribu, bukan dengan menggantikan tim mereka, tetapi dengan membebaskan mereka dari pekerjaan yang menghambat.

Memecahkan masalah kejelasan: mengapa rapat status masih menghabiskan waktu pagi Anda

Jika Anda pernah memulai hari dengan memeriksa Slack, lalu kotak masuk, lalu alat proyek, namun tetap tidak memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang sedang terjadi, Anda tidak sendirian.

Tantangannya bukan kurangnya informasi. Masalahnya adalah informasi ada di mana-mana, dan mengubahnya menjadi cerita yang koheren membutuhkan upaya manual yang terus-menerus. Bagi pemimpin operasi, itu berarti menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi terbaru daripada menindaklanjutinya.

AI agen multipemain mengubah hal itu. Alih-alih mencari status di berbagai alat dan tim yang tidak terhubung, AI bekerja bersama organisasi Anda untuk terus mengumpulkan konteks, menghubungkan berbagai informasi, dan membangun tampilan real-time tentang hal yang sedang terjadi. AI dapat meringkas progres, mengungkapkan risiko dan dependensi sebelum menjadi penghambat, serta membuat pembaruan yang disesuaikan untuk semua orang, mulai dari tim proyek hingga para eksekutif, tanpa ada yang perlu bertanya.

"Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk bertanya 'Bagaimana progresnya?' dan lebih banyak waktu untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, serta menjaga agar bisnis terus bergerak maju."

Hasilnya adalah tim operasi yang akhirnya selangkah lebih maju, bukan selangkah lebih lambat. Dalam postingan berikutnya di seri ini, kami akan membahas lebih dalam dua aspek yang paling diuntungkan oleh perubahan ini: backlog yang sepertinya tidak pernah berkurang, dan keputusan portofolio yang terus diambil tanpa visibilitas penuh.