Vincitore del Work Innovation Award, 2025

Morningstar ha vinto l’AI Visionary Work Innovation Award di Asana per il suo uso strategico dell’IA per promuovere l’esecuzione su larga scala. Di fronte a una maggiore complessità e domanda, l'organizzazione ha sfruttato strategicamente Asana AI Studio per ottimizzare il lavoro interfunzionale, dalle pipeline dei contenuti di ricerca alla ricezione dei prodotti e alla definizione delle priorità. Grazie all'automazione, all'indirizzamento e al reporting basati sull'IA, i team hanno ridotto l'impegno manuale, accelerato le tempistiche e ottenuto significativi risparmi sui costi. Ora i team lavorano all'interno di un sistema unificato che riduce il lavoro a basso valore e consente loro di concentrarsi su ciò che conta di più. La trasformazione di Morningstar non riguarda solo l’utilizzo dell’IA, ma anche il suo impiego intelligente per generare un reale valore aziendale.

Asana ci aiuta a migliorare l’efficienza in modo scalabile e a promuovere la crescita necessaria. Abbiamo abbattuto le barriere alla collaborazione in tutta l’organizzazione.

Laura Kohl, Chief Information Officer, Morningstar

Asana per il monitoraggio delle richieste

Trasformare le richieste sparse in roadmap strategiche con la ricezione basata sull'IA

Inizialmente, i team per lo sviluppo dei prodotti per la pensione di Morningstar monitoravano le richieste di prodotto tramite un processo manuale e ad hoc. In assenza di un processo di ricezione standardizzato, le richieste arrivavano da ogni direzione (email, chat e conversazioni di corridoio) e spesso mancavano del contesto necessario per valutarne il valore. Dire di sì a tutto ha portato a un impegno eccessivo, a una roadmap disorganizzata e all'impossibilità di valutare il vero valore per l'azienda. 

Per affrontare questa sfida, il team Retirement ha implementato un Framework strutturato con AI Studio per gestire l'intero ciclo di vita del prodotto, dalla ricezione alla misurazione dell'impatto. Ora le richieste vengono valutate con criteri coerenti, la capacità viene prevista con precisione e le roadmap sono centralizzate e aggiornate. Di conseguenza, il team ha eliminato due settimane dalla sua tempistica di revisione e, invece di agire in modo reattivo, ha iniziato a pianificare in modo strategico e orientato al valore.

Il nostro processo di creazione delle roadmap era reattivo e manuale. Il nostro obiettivo finale con Asana AI è rendere il processo più strategico, in modo da poter assegnare rapidamente la priorità al lavoro che genererà entrate e accelererà il time-to-market.

Michael Allen, Global Head di Retirement Technology and Product, Morningstar Retirement

La ricezione e i flussi di lavoro potenziati dall'IA migliorano la definizione delle priorità e la pianificazione

• Tutte le richieste vengono inviate tramite un sistema di ricezione centralizzato di Asana, con AI Studio che assegna automaticamente un nome alle richieste, identifica le lacune nelle informazioni e genera riepiloghi standardizzati per facilitare la valutazione.

• Le richieste complesse seguono un flusso di lavoro specializzato e vengono sistematicamente valutate in base al valore aziendale, alla complessità e al costo, consentendo al team di prodotto di approvare, posticipare o rifiutare le richieste in base ai dati. 

• Una volta che le richieste sono state approvate, le regole convalidano la completezza dei dati e indirizzano automaticamente gli elementi alle roadmap appropriate.

La documentazione automatizzata e il monitoraggio dei risultati aumentano l'efficienza e la responsabilizzazione

• Una volta completati gli elementi della roadmap, AI Studio genera le note sulla versione in base alle informazioni delle attività. Se sono necessari ulteriori dettagli, i product manager ricevono automaticamente una notifica per aggiungerli.

• Le regole automatizzate creano automaticamente attività di follow-up e sottoattività per misurare il successo di ogni elemento della roadmap rispetto ai risultati attesi.

In precedenza, ci volevano due settimane per controllare una richiesta e raccogliere le informazioni di cui avevamo bisogno per procedere. Ora possiamo eliminare il tempo trascorso a scambiarci messaggi manualmente, perché Asana AI identifica e acquisisce le informazioni di cui abbiamo bisogno fin da subito.

Kim Hirsch, Direttrice del Product Management, Morningstar Retirement

Asana per la pianificazione dei contenuti

Semplificazione dei flussi di lavoro per i contenuti di ricerca con l'automazione basata sull'IA

In passato, la gestione dei contenuti di ricerca interni di Morningstar tra i vari reparti era lenta, frammentata e costosa. Il team di ricerca si basava su un sistema obsoleto per monitorare i contenuti interni, il che richiedeva un coordinamento manuale tra flussi di lavoro e strumenti non connessi. Gli aggiornamenti frequenti venivano condivisi via email o chat, causando ritardi e mancate opportunità di amplificazione su canali a pagamento, earned e owned.

Per modernizzare il proprio approccio, l'organizzazione ha sostituito il sistema precedente con una pipeline centralizzata di contenuti di ricerca su Asana, basata su AI Studio. Ora, quasi 300 stakeholder dei team di ricerca, editoriale, revisione, media e marketing collaborano in un'unica piattaforma con visibilità condivisa e automazione che guida ogni fase. Il risultato: un sistema semplificato e scalabile che consente di risparmiare quasi 15.000 ore e 600.000 USD all'anno, lasciando ai team la possibilità di concentrarsi sul lavoro strategico.

Morningstar punta tutto sull’IA: per noi è un obiettivo aziendale continuare a sfruttare i progressi dell’IA per promuovere l’innovazione sia per i nostri clienti esterni che per i nostri dipendenti interni. I flussi di lavoro di Asana che i nostri team stanno creando stanno raggiungendo questo obiettivo, aiutandoci al contempo ad aumentare l'efficienza e ad abbattere le barriere alla collaborazione in tutta l'organizzazione. 

Laura Kohl, Chief Information Officer, Morningstar

Una pipeline centralizzata con IA integrata garantisce velocità e coerenza

• Gli autori inviano il contenuto tramite un modulo standardizzato che crea automaticamente un'attività nel progetto di pipeline del contenuto.

• AI Studio analizza i dati inseriti nei moduli per assegnare gli stakeholder, impostare le date di scadenza per la revisione e contrassegnare le informazioni mancanti.

• Se sono necessarie ulteriori informazioni, AI Studio genera commenti di follow-up e sottoattività per l'autore, riducendo al minimo i ritardi e i follow-up manuali.

• Quando il contenuto viene contrassegnato come pronto, AI Studio attiva i passaggi successivi per gli editor e gestisce le modifiche in modo continuo, avvisando gli stakeholder quando le modifiche sono pronte, restituite o complete.

• Gli stakeholder ricevono una notifica sui traguardi fondamentali, comprese le date di pubblicazione, senza dover effettuare un monitoraggio manuale. 

• Tutti i contenuti inviati confluiscono in un progetto centralizzato su Asana, creando un'unica fonte di riferimento per i team di ricerca, editoriale, marketing e operativo.

L'automazione amplifica i risultati e l'impatto

• Quando il contenuto si avvicina al completamento, AI Studio indirizza le attività alle bacheche dei progetti di marketing e media appropriati per l'amplificazione.

• Gli stakeholder ricevono automaticamente una notifica sullo stato del contenuto, ottenendo così visibilità sui prossimi lanci.

Asana mantiene il contenuto globale di thought leadership del mio team coordinato tra un team interfunzionale di editor, addetti al marketing e product leader. È la nostra unica fonte di riferimento e aiuta a eliminare i costi che si verificano quando la mano sinistra non sa cosa sta facendo la mano destra.

Laura Lutton, Global Head, Manager Research di Morningstar

Asana per la ricezione del lavoro

Aumentare l'efficienza con processi semplificati

Prima di Asana, il team di tecnologia centrale di Morningstar non aveva un modo standardizzato per ricevere le richieste o avviare il lavoro. Si affidava a un documento Word per monitorare le centinaia di richieste che riceveva ogni anno da tutta l'organizzazione. Questo processo manuale non forniva la struttura necessaria per definire correttamente l’ambito, le risorse, il budget e l’approvazione delle richieste di progetto, causando un backlog congestionato e progetti con ambiti e obiettivi poco chiari.

Creando un processo standardizzato su Asana, il team automatizza la ricezione del lavoro e semplifica la definizione delle priorità. Questo approccio consente di gestire in modo efficiente il crescente carico di lavoro man mano che l'azienda si espande.

I team agiscono più velocemente con la ricezione standardizzata delle richieste

• I processi di ricezione del lavoro sono standardizzati e automatizzati su Asana, rendendo più facile valutare rapidamente, assegnare priorità e approvare le richieste con maggiore coerenza.

• Le nuove richieste di lavoro vengono inviate utilizzando un modulo Asana e inserite automaticamente in un progetto condiviso, garantendo che tutte le informazioni necessarie vengano raccolte per una visibilità e un'azione immediate.

• I campi personalizzati tengono traccia dei criteri di valutazione standardizzati, aiutando gli stakeholder a prendere decisioni più rapide e coerenti in merito ad approvazioni e definizione delle priorità.

Il nostro processo di ricezione delle richieste su Asana ci aiuta a sfruttare la nostra cultura orientata all'azione in modo più produttivo e organizzato, così da impiegare il nostro tempo nel modo giusto e sulle cose giuste.

Katie Dowling, Head of Global Technology Delivery & Operations, Morningstar

Chiarezza che favorisce la definizione delle priorità e la pianificazione

• I leader ottengono la piena visibilità su ogni fase del flusso di lavoro, poiché tutto il lavoro è organizzato all'interno di progetti e portfolio collegati.

• Grazie alla flessibilità di analizzare nel dettaglio i dati relativi al lavoro, i team possono valutare meglio il rischio e il valore del lavoro, consentendo di prendere decisioni più informate sulla definizione delle priorità.

• Con i progetti approvati nel portfolio, i team possono facilmente segnalare l'avanzamento e dimostrare in che modo si collega agli obiettivi di livello superiore, consentendo ai leader di valutare la capacità, pianificare e coordinare tra le funzioni in modo più efficace.

Prima di Asana, avviavamo progetti a destra e a manca senza gestione. Ora siamo in grado di incanalare efficacemente il lavoro man mano che arriva, il che ci consente di fare di più man mano che cresciamo.

Sapan Patel, Director of Program Management (IT PMO), Morningstar

Asana per la gestione delle risorse

Massimizzare l'impatto del team con decisioni più intelligenti in merito alle risorse

Prima di passare ad Asana, i team di Morningstar non avevano un modo chiaro per stabilire le priorità del lavoro e accettavano ogni richiesta. Ciò ha portato a un team sovraccarico di impegni, oberato di lavoro e con prestazioni insufficienti.

Con Asana, i team hanno una visione completa dei cicli di vita dei progetti e del lavoro in corso, il che rende più facile comprendere la capacità e assegnare strategicamente le risorse ai progetti prioritari. Inoltre, dispongono dei dati per supportare tali decisioni.

Un sistema strategico per gestire le risorse semplifica il lavoro

• I portfolio offrono ai leader una visione d'insieme di tutti i progetti in corso, del loro stato e delle risorse assegnate.

• Comprendendo meglio cosa deve essere fatto, da chi e perché, i team possono concentrarsi sul dire “sì” alle iniziative ad alto impatto.

• Questa maggiore visibilità aiuta anche il team a identificare i rischi relativi alla capacità, a riportare il lavoro in carreggiata e a informare in anticipo gli stakeholder quando i progetti sono in ritardo.

Prima di migrare i nostri progetti su Asana, ci sovraccaricavamo continuamente. Ora disponiamo di più informazioni e di più dati. Sappiamo cosa possiamo e non possiamo affrontare, e possiamo avere le conversazioni giuste sulle priorità e su come i progetti si allineano al nostro piano strategico.

Sam Castano, Head of Global IT Employee Experience di Morningstar

Dati in tempo reale per una pianificazione mirata

• I leader utilizzano la pianificazione della capacità per ottenere una panoramica di come le persone sono distribuite tra i diversi flussi di lavoro e ottimizzare le decisioni relative alle risorse.

• L’accesso a dati e resoconti accurati sul lavoro aiuta il team a verificare quali progetti sono o non sono collegati agli obiettivi aziendali.

• Con la chiarezza su come il lavoro imminente e in corso influisce sulla capacità, i leader possono avere discussioni chiare e basate sui dati con gli stakeholder per trovare un compromesso.

Non hai una strategia finché non dici anche cosa non stai facendo. Ora abbiamo un processo che ci permette di dire di no. E disponiamo di statistiche sul motivo per cui diciamo di no, che ci aiutano a chiarire il concetto: ci sono cose che sono prioritarie e altre che non lo sono.

Katie Dowling, Head of Global Technology Delivery & Operations, Morningstar

Conclusione

Promuovere una crescita più intelligente con struttura, chiarezza e IA

Mentre Morningstar continua a evolversi in un panorama in rapida trasformazione, sta costruendo una base pronta per il futuro per l’innovazione. Con Asana, i team possono lavorare in modo più efficiente e coerente, con flussi di lavoro selezionati basati sull'IA che aiutano a semplificare i processi complessi, a migliorare la definizione delle priorità e ad accelerare la consegna. Morningstar immagina un futuro in cui l'organizzazione utilizza l'IA in modo strategico per migliorare la produttività, la qualità e il coinvolgimento, con le giuste misure di sicurezza. Man mano che l'azienda cresce, Asana e AI Studio svolgeranno un ruolo fondamentale nel trasformare il modo in cui il lavoro viene svolto: favorendo decisioni più intelligenti, un'esecuzione più rapida e un impatto più significativo in tutta l'azienda.

Sfruttare Asana e le sue funzionalità ha trasformato completamente il modo in cui il nostro team lavora e il modo in cui collaboriamo con i nostri stakeholder. Tutti conoscono il chi, il cosa, il quando, il dove, il perché e il come, e questo è stato un elemento fondamentale per il nostro successo di oggi e per gettare le basi del nostro successo di domani e di oltre.

Deirdre Lee, Senior Marketing Manager presso Morningstar