Fondata nel 2004 da Becky Brown, la società di servizi completi di contabilità, finanza e Risorse umane è stata acquisita nel 2018 da tre imprenditori del settore tecnologico: Eric Page, Russell Benaroya e Raja Kapadia. In qualità di imprenditori seriali, conoscevano in prima persona la difficoltà di gestire le esigenze di back office. Così Eric, Russell e Raja hanno unito le forze con Becky come partner e si sono proposti di fare qualcosa di molto semplice, ma fondamentale: dare agli imprenditori la tranquillità di sapere che la loro contabilità è sempre corretta. Volevano anche fornire approfondimenti utili basati sui dati finanziari dei loro clienti per aiutarli a pianificare il futuro della loro azienda con sicurezza.

I quattro soci hanno rinominato l'azienda Stride e, solo nel primo anno, hanno aumentato il fatturato di oltre il 100% e il team a più di 35 dipendenti. I loro clienti provengono da diversi settori e in genere hanno da 5 a 50 dipendenti, con ricavi che vanno da 1 a 25 milioni di dollari all'anno.

La necessità di struttura e processo

Mentre Eric si concentra sulle operazioni e sulla gestione dei clienti, Russell dirige i programmi di generazione della domanda e di acquisizione dell’azienda. Quando i due soci hanno iniziato a riorganizzare e costruire l'azienda, si sono resi subito conto di dover:

• Mettere in atto una struttura e dei processi per far crescere e scalare l'azienda con successo.

• Centralizzare il lavoro di tutti per garantire trasparenza e visibilità in tutta l'azienda, poiché tutti lavorano da remoto e sono distribuiti in fusi orari diversi.

Dopo aver valutato alcuni strumenti di gestione del lavoro, Eric e Russell hanno scelto Asana per l'interfaccia utente intuitiva, la flessibilità nel gestire diversi flussi di lavoro e l'elevata trasparenza visiva. L'hanno vista anche come un'opportunità per eliminare altri software, perché potevano centralizzare le informazioni in un unico posto.

Coinvolgere tutta l'azienda

Per far sì che il team si sentisse a proprio agio con questo nuovo livello di trasparenza e con il nuovo modo di lavorare, Eric e Russell hanno adottato un approccio “learn by doing” per l'implementazione di Asana. Ogni membro del team ha prima appreso le nozioni di base di Asana e poi tutto il nuovo lavoro è stato pianificato e assegnato nello strumento anziché in fogli di calcolo, riunioni o thread di email.

Con Asana, sappiamo sempre a che punto siamo con ciascun cliente, in modo da poter risolvere i problemi in modo proattivo. Ci ha aiutato a prolungare il lifetime value dei nostri clienti, il che ci offre un significativo valore incrementale.

Eric Page, cofondatore e partner

Sebbene l'approccio "impara facendo" di Eric e Russell abbia aiutato le persone a familiarizzare con Asana, l'utilizzo è aumentato in modo significativo per il team di contabili e per i professionisti delle Risorse umane quando hanno creato una bacheca dello stato dei clienti per monitorare lo stato di ciascun account. In questo progetto, ogni Account Lead può specificare lo stato delle proprie relazioni con i clienti, in modo da poter ottenere ulteriore assistenza laddove necessario prima che i problemi si aggravino.

Aumentare la trasparenza per consentire una rapida crescita

Ora il team di Stride gestisce tutto il lavoro su Asana, dalla definizione degli obiettivi aziendali all'onboarding dei nuovi dipendenti. Ecco alcuni dei modi in cui utilizzano Asana per operare in modo più efficiente:

• Monitoraggio degli OKR: tutti possono vedere in qualsiasi momento i principali obiettivi per cui l'azienda sta lavorando e tutto il lavoro svolto per raggiungerli. I dipendenti sono inoltre incoraggiati a inviare idee per ogni obiettivo, a cui i team attingono poi quando pianificano gli sprint.

• Feedback del cliente: quando un cliente ha un feedback, ora lo invia tramite un modulo Asana. In questo modo, nulla viene trascurato e il membro del team responsabile di quella funzione o area dell’azienda può intervenire.

• Piani di sviluppo personale: un principio cardine dell'azienda è “investi in te stesso”. I dipendenti utilizzano Asana per monitorare i loro piani di sviluppo personale, in modo da poter vedere dove stanno facendo progressi e su cosa devono concentrarsi per raggiungere i loro obiettivi personali.

• Onboarding dei nuovi dipendenti: ogni nuovo dipendente inizia il suo primo giorno in Stride ricevendo il suo piano di onboarding su Asana, in modo da avere tutte le informazioni necessarie per avere successo e sapere quali sono i traguardi chiave per i quali sta lavorando nei primi 30 giorni.

• Riunioni: sebbene il team sia riuscito a ridurre la maggior parte delle riunioni monitorando lo stato dei progetti nei portfolio, quando si riunisce, le discussioni sono ora incentrate sulla risposta a domande critiche anziché sulla condivisione di aggiornamenti sull'avanzamento.

Uno sguardo al futuro

Trasferendo il proprio lavoro su Asana, tutti in Stride ora hanno voce in capitolo su ciò a cui dare priorità e su ciò che viene fatto all'interno dell'organizzazione. I dipendenti sono più coinvolti e lavorano meglio perché si sentono motivati a condividere le loro idee e sanno a quali obiettivi stanno lavorando. Il risultato? Un team più concentrato, meno stressato e che aiuta l’azienda a raddoppiare la crescita per il secondo anno consecutivo.

Le distrazioni hanno un costo, quindi ci siamo concentrati a eliminare tutte quelle che riusciamo. Con Asana, le persone riescono a trovare uno stato di flusso e a svolgere il proprio lavoro senza interruzioni perché tutti sanno a che punto sono le attività e quali sono le loro responsabilità, senza bisogno di riunioni stand-up.

Russell Benaroya, cofondatore e partner