Jak Ideal Security wykorzystuje AI Teammates, aby uwolnić swój zespół logistyczny od pracy manualnej

Trzy razy w tygodniu do skrzynki odbiorczej Svitlany Zapolskiej, kierowniczki ds. zakupów i logistyki w Ideal Security, trafia arkusz kalkulacyjny. Zawiera on aktualny status każdej przesyłki morskiej, którą dostawca specjalistycznych okuć do drzwi ma w drodze od swoich dostawców.

Śledzenie tych aktualizacji na bieżąco ma kluczowe znaczenie, ponieważ dzięki dokładnym informacjom Ideal Security może zapewnić płynny przepływ zapasów i sprawną logistykę. Jednak do niedawna aktualizowanie tych przesyłek oznaczało dla Svitlany dużo żmudnej pracy. Musiała ręcznie otwierać każdy plik dotyczący frachtu, sprawdzać identyfikatory przesyłek i aktualizować długą listę pól w Asanie wiersz po wierszu.

Teraz robi to za nią AI Teammate w Asanie.

Większość ludzi myśląc obecnie o sztucznej inteligencji, ma na myśli automatyzację pracy. Istnieje jednak inny nurt wspomagania pracy, który jest dla mnie bardziej ekscytujący.”

Koszt organizacyjny ręcznego śledzenia 20 przesyłek 

W dowolnym momencie Ideal Security ma 15–20 otwartych przesyłek przemieszczających się między dostawcami w Azji a dwoma magazynami w Ameryce Północnej. Trzy razy w tygodniu spedytor firmy wysyła zaktualizowany arkusz śledzenia z ponad 30 kolumnami informacji dla każdej aktywnej przesyłki. To szybko się sumuje – co tydzień napływa do 1200 kolumn z danymi.

Svitlana była odpowiedzialna za przeczytanie każdego pliku, dopasowanie rekordów według numeru konosamentu (HBL) i zaktualizowanie odpowiednich zadań w Asanie o bieżące informacje o statusie. Była to powtarzalna praca, ale miała znaczenie: utrzymywanie poprawności i aktualności informacji o przesyłkach było niezbędne do zapewnienia sprawnego działania i przekazywania informacji odpowiednim osobom.

Ponieważ każde dodatkowe pole oznaczało większy nakład pracy ręcznej, zespół śledził tylko informacje niezbędne do utrzymania dalszych przepływów pracy. Wszystko inne zostało pominięte, ponieważ nikt nie miał czasu na aktualizowanie tych informacji.

„To były bezproduktywne zajęcia, które uniemożliwiały [Svitlanie] wykonywanie innych zadań” – mówi Liohn Sherer, prezes firmy Ideal Security. „To było mnóstwo czasu, który tak naprawdę nie był wartościowy, ale trzeba było to zrobić”.

W jaki sposób AI Teammate śledzi przesyłki morskie 

Aby wyeliminować pracę ręczną, Sherer stworzył AI Teammate w Asanie i wprowadził go do pracy u boku Svitlany. Teraz, gdy dociera plik dotyczący frachtu, AI Teammate wkracza do akcji, korzystając z instrukcji zapisanych w swojej pamięci, aby automatycznie przetwarzać każdą przesyłkę.

Krok 1: Plik dotyczący frachtu trafia do Asany

Plik z informacjami o frachcie dociera e-mailem i jest przekazywany do dedykowanego projektu w Asanie utworzonego dla tego przepływu pracy.

Krok 2: reguła automatycznie przypisuje zadanie do AI Teammate 

Gdy tylko zadanie zostanie utworzone, reguła Asany przypisuje je do AI Teammate, dodaje Switłanę jako współpracownika i usuwa Sherera, który jest właścicielem automatyzacji przekazywania, ale nie musi śledzić każdej aktualizacji dotyczącej przesyłki.

Krok 3: AI Teammate dopasowuje każdą przesyłkę

AI Teammate przegląda arkusz kalkulacyjny, identyfikuje każdą przesyłkę i dopasowuje ją do odpowiedniego zadania w Asanie. Najpierw szuka dokładnych dopasowań na podstawie numerów HBL, ale jeśli nie są one dostępne, może pewnie dopasować przesyłki na podstawie numerów zamówień zakupu, numerów przesyłek i innych informacji kontekstowych. Ponieważ AI Teammate ma w pamięci zapisane instrukcje, wie, które informacje należy zaktualizować – nawet jeśli przesyłki są łączone, dzielone lub przekazywane.

Krok 4: AI Teammate aktualizuje pola niestandardowe dla każdej przesyłki

Po dopasowaniu przesyłki AI Teammate aktualizuje kluczowe pola śledzenia w Asanie, w tym status przesyłki, list przewozowy, numer kontenera oraz szacowane daty wyjazdu i przybycia. Aktualizowanie tych pól automatycznie uruchamia dalsze przepływy pracy, które powiadamiają odpowiednie osoby we właściwym czasie.

Krok 5: AI Teammate oznacza wartości odstające i zadaje pytania w komentarzach 

Większość przesyłek jest przetwarzana automatycznie. Jeśli AI Teammate nie może zidentyfikować przesyłki z wystarczającą pewnością, angażuje w sprawę eksperta – człowieka. Członek zespołu tworzy podzadanie, oznacza odpowiedniego członka zespołu i udostępnia informacje, których nie udało mu się rozwiązać. Gdy ktoś odpowie w komentarzach do zadania, AI Teammate kontynuuje pracę od miejsca, w którym ją przerwał.

Od minimalnego śledzenia do pełnej kontroli nad widocznością

Kiedy praca była wykonywana ręcznie, Ideal Security śledziło tylko informacje niezbędne do popychania pracy do przodu. Obecnie zespół śledzi to, co Sherer nazywa „przydatnymi dodatkami”: dodatkowe dane dotyczące przesyłek, które zapewniają zespołowi lepszy wgląd bez generowania dodatkowej pracy.

AI Teammate zapewnia również spójność, którą trudno osiągnąć przy pracy ręcznej.

„Pod wieloma względami jest bardziej niezawodny i skuteczniejszy niż człowiek” – mówi Sherer – „ponieważ nie męczy się i ma doskonałą pamięć”.

Istnieje również korzyść związana z elastycznością. Podczas gdy tradycyjne metody automatyzacji powtarzających się zadań  często przestają działać, gdy zmieniają się arkusze kalkulacyjne, AI Teammate potrafi się dostosować bez konieczności odbudowywania procesu.

Logistyka, która działa bez pracy manualnej

Plik z danymi dotyczącymi przewozów nadal dociera trzy razy w tygodniu, ale teraz jedyne, co musi zrobić Switłana, to utworzyć wstępny rekord przesyłki w Asanie. Następnie AI Teammate przejmuje kontrolę, automatycznie dopasowując przesyłki i aktualizując informacje. Zamiast ręcznie aktualizować każde pole niestandardowe, Svitlana może skupić się na pracy, która wymaga jej doświadczenia i oceny, podczas gdy AI Teammate zajmuje się powtarzalnymi zadaniami administracyjnymi w tle.

Gdy pokażesz ludziom, co jest możliwe dzięki AI Teammate, ich oczy się rozpromienią. A potem mogą sami zacząć je wdrażać. Dzięki temu można teraz zająć się wszystkimi tymi operacyjnymi punktami tarcia i je rozwiązać.”