Come Asana porta i brief di produzione creativa da una settimana all’esecuzione in giornata con gli AI Teammate

Quando Aubrey Rogers, Head of Creative Operations & Production di Asana, lancia una nuova campagna creativa, non inizia con l’esecuzione. Innanzitutto, deve capire cosa sta succedendo e perché. Questo spesso significa una riunione di avvio del team, presentazioni per il go-to-market e una serie di conversazioni di andata e ritorno che si svolgono su più piattaforme.

In teoria, dopo il lancio Rogers dovrebbe avere tutto ciò di cui ha bisogno. Ha definito la strategia e allineato gli stakeholder. Ma in realtà, questi non sono tutti gli elementi di cui ha bisogno per iniziare il lavoro.

Questo perché i dettagli necessari per l’esecuzione, come i deliverable, le cronologie e le responsabilità, sono ancora sparsi tra le altre presentazioni, le trascrizioni e le conversazioni. Il lavoro si blocca di fatto finché tali informazioni non vengono strutturate in un brief chiaro.

È buffo: la gente pensa che il lavoro per una campagna inizi con il lancio della fase creativa, ma molti dei ritardi si verificano molto prima.”

La creazione di un brief deve per forza richiedere così tanto tempo?

Il ruolo di Aubrey è quello di colmare il divario tra le informazioni in arrivo e il lavoro da svolgere. Prende la strategia da tutti i team e la traduce in qualcosa su cui il team creativo può agire immediatamente sotto forma di un brief creativo. Questo processo è fondamentale, ma può anche richiedere molto tempo.

Tradizionalmente, significa estrarre informazioni da più fonti, seguire gli stakeholder e verificare che tutto sia accurato e completo. Possono volerci giorni solo per arrivare a un punto di partenza utilizzabile.

Per anni, è così che hanno lavorato i producer come Aubrey. Ma i progressi nell’IA, come gli AI Teammate di Asana, hanno cambiato le cose. Ora possono automatizzare le attività manuali noiose e concentrarsi sulle parti creative del lavoro che amano.

Come gli AI Teammate hanno trasformato la produzione creativa di Asana

Per procedere più velocemente, Aubrey ha strutturato il suo flusso di lavoro attorno a un AI Teammate che lavora al fianco del suo team all’interno di Asana.

Invece di partire da una pagina vuota, assegna all’AI Teammate un’attività con gli input della riunione di avvio. A questo punto, l’AI Teammate si occupa di trasformare quelle informazioni in un brief strutturato.

Ecco come funziona:

Passaggio 1: acquisire e comprendere tutto il contesto e gli input

Aubrey ha creato l’AI Teammate e gli ha fornito tutto il contesto di cui ha bisogno per svolgere il lavoro, ad esempio la nostra guida al tono di voce del brand e il modello strutturato in base al quale desidera che il brief sia formattato. Quindi assegna al collega del team un’attività con la trascrizione della riunione di avvio, la presentazione di lancio sul mercato e qualsiasi altra conversazione o attività Asana pertinente. Mentre lavora, il collega del team può attingere a campagne passate, modelli e obiettivi del team per capire come strutturare il risultato.

Passaggio 2: organizzare le informazioni e generare un brief strutturato

Utilizzando il modello di brief creativo del team, l’AI Teammate organizza gli input non strutturati in un formato già utilizzato dal team. Il collega del team crea una bozza completa del brief, che include messaggi, risultati finali, canali e traguardi chiave. 

Passaggio 3: segnala le lacune e i dettagli mancanti

Mentre elabora il brief, l’AI Teammate segnala attivamente ciò che manca, come KPI non definiti o tempistiche incomplete. Assegna quindi le attività di follow-up agli stakeholder giusti, taggandoli direttamente nel progetto e invitandoli ad aggiungere i dettagli mancanti. Poiché il collega del team opera a livello di team, non solo per Aubrey, chiunque sia coinvolto nella campagna può interagire con lui, fornire contesto e rispondere alle sue richieste. Il risultato è un brief condiviso e in continuo miglioramento, in cui le lacune vengono affrontate tempestivamente, prima che rallentino l’esecuzione.

Passaggio 4: consegna un brief pronto all’uso

Il risultato finale è un brief strutturato e fruibile. In questo caso, un documento Google completo in ogni sua parte, con tutte le informazioni necessarie per consentire al team di iniziare. 

Da informazioni sparse ad azioni ben definite

Ciò che prima era distribuito tra conversazioni e documenti ora è raccolto in un’unica fonte di riferimento. Invece di mettersi alla ricerca dei dettagli, Aubrey può concentrarsi sull’ottimizzazione del lavoro e sul portarlo avanti.

Per Aubrey, il cambiamento più significativo è la velocità con cui il lavoro può iniziare.

Ciò che prima richiedeva una settimana di coordinamento ora avviene in pochi minuti. I team possono passare direttamente dalla pianificazione alla produzione, senza perdere slancio. Questo cambiamento aumenta la capacità di tutto il team e riduce i ritardi in ogni campagna.

Questa è la differenza tra avere una kickoff call e avere il brief effettivamente a disposizione per iniziare a lavorare quel giorno.”

Dare slancio a ogni progetto

L’utilizzo di un AI Teammate ha cambiato più di un passaggio nel processo per Aubrey e il suo team: ha completamente trasformato il modo in cui il loro lavoro procede.

Invece di fare una pausa dopo il lancio per raccogliere le informazioni, il suo team può procedere con il lavoro in tutta tranquillità. Passano meno tempo a raccogliere informazioni e più tempo a lavorare.

È questo che fa la differenza tra un piano e il progresso.