Asana が AI チームメイトを活用して、クリエイティブ制作ブリーフの実行を 1 週間から当日に短縮する方法

Asana のクリエイティブオペレーション & プロダクション部門長を務める Aubrey Rogers 氏は、新しいクリエイティブキャンペーンを立ち上げる際、実行から始めることはありません。 まず、現状と背景を理解する必要があります。 そのため、多くの場合、チームのキックオフミーティング、市場投入に関するプレゼンテーション資料の作成、複数のプラットフォームでの活発なやり取りが必要になります。

理論上、Rogers 氏はキックオフの後には必要なものがすべて揃っているはずです。 戦略を定義し、関係者の足並みを揃えました。 しかし、実際には、仕事を始めるために必要な要素はそれだけではありません。

なぜなら、実行に必要な詳細情報 (成果物、タイムライン、オーナーシップなど) は、依然として他のデッキや文字起こし、会話に分散しているからです。 その情報が明確なブリーフにまとめられるまで、作業は事実上停滞します。

面白いことに、人々はキャンペーンの作業がクリエイティブのキックオフから始まると思いがちですが、実際にはそのずっと前から多くの遅延が発生しています。”

ブリーフの作成にこれほど時間がかかる必要があるのでしょうか？

Aubrey さんの役割は、集められた情報と実行可能な仕事の間のギャップを埋めることです。 彼女は、さまざまなチームから戦略を集め、クリエイティブチームがすぐに実行に移せるように、クリエイティブブリーフの形でまとめます。 このプロセスは非常に重要ですが、時間がかかることもあります。

従来の方法では、複数のソースから情報を収集し、関係者にフォローアップを行い、すべての情報が正確かつ完全であることを確認する必要があります。 作業を開始できる状態になるまでに数日かかることもあります。

長年にわたり、Aubrey さんのようなプロデューサーはこのような働き方をしてきました。 しかし、Asana の AI チームメイトのような AI の進化により、状況は変わりました。 今では、面倒な手作業を自動化し、好きなクリエイティブな仕事に集中できるようになりました。

AI チームメイトが Asana のクリエイティブ制作を変えた方法

よりスピーディに作業を進めるため、Aubrey さんは Asana 内でチームと共に働く AI チームメイトを中心にワークフローを構築しました。

白紙の状態から始めるのではなく、キックオフミーティングで得られた情報を元に、AI チームメイトにタスクを割り当てます。 そこから、AI チームメイトがその情報を体系化されたブリーフに変換する作業を引き受けます。

その仕組みをご紹介します。

ステップ 1: すべての背景情報とインプットを受け取り、理解する

Aubrey さんは AI チームメイトを作成し、作業に必要なすべてのコンテキストを提供しました。たとえば、ブランドボイスとトーンに関するガイドや、ブリーフの作成に使用する構造化されたテンプレートなどです。 次に、キックオフミーティングの文字起こし、市場投入戦略のデッキ、その他の会話や関連する Asana タスクを添付したタスクを AI チームメイトに割り当てます。 作業を進める中で、チームメイトは過去のキャンペーン、テンプレート、チームの目標を参照し、アウトプットの構成方法を把握できます。

ステップ 2: 情報を整理し、体系化されたブリーフを作成する

AI チームメイトは、チームのクリエイティブブリーフテンプレートを使用して、構造化されていないインプットをチームがすでに使用している形式に変換します。 チームメイトは、メッセージング、成果物、チャネル、主要なマイルストーンを含むブリーフの下書きを完成させます。 

ステップ 3: 抜けや不足している詳細を指摘する

AI チームメイトは、ブリーフを作成する過程で、KPI が未定義である、タイムラインが不完全であるなど、不足している情報を積極的に指摘します。 その後、適切なステークホルダーにフォローアップタスクを割り当て、プロジェクト内で直接タグ付けして、不足している詳細を追加するよう促します。 チームメイトは、Aubrey さんだけでなく、チームレベルで機能するため、キャンペーンに関わるメンバー全員がチームメイトとやり取りしたり、背景情報を共有したり、リクエストに応えたりできます。 その結果、共有され、継続的に改善されるブリーフが作成されます。このブリーフでは、実行が遅れる前に、不足している情報が早期に補完されます。

ステップ 4: すぐに使えるブリーフを提出する

最終的に得られるのは、体系的で実行可能なブリーフです。 この場合、チームが作業を開始するために必要な情報がすべて記入された、完全に完成した Google ドキュメントが作成されます。 

バラバラなインプットから明確なアクションへ

以前はさまざまな会話や文書に散在していた情報が、今では信頼できる唯一の情報源に集約されています。 詳細を探し回る代わりに、Aubrey さんは仕事を洗練させ、前進させることに集中できます。

Aubrey さんにとって最大の変化は、仕事をいかに迅速に開始できるかということです。

以前は 1 週間かけて行っていた調整が、今では数分で完了します。 チームは、勢いを失うことなく、計画から制作に直接移行できます。 この変化により、チーム全体のキャパシティが向上し、すべてのキャンペーンにおける遅延が軽減されました。

これは、キックオフミーティングを行う場合と、その日に作業を開始するためにブリーフを実際に用意しておく場合の違いです。”

あらゆるプロジェクトに勢いをもたらす

AI チームメイトの活用により、Aubrey さんのチームのプロセスにおいて変化したのは 1 つのステップだけではありません。仕事の進め方が根本から変わりました。

キックオフ後に情報を集めるために作業を一時停止するのではなく、チームは自信を持って仕事を前に進めることができるようになりました。 情報の収集に費やす時間を減らし、実際の作業に費やす時間を増やすことができます。

これが、計画と進捗の違いを生むのです。